Comment connecter Calendly ?

Ce que cela vous apporte

L'intégration Calendly ajoute des étapes de réservation à vos agents : le visiteur voit vos créneaux libres, en choisit un, et le rendez-vous est écrit dans votre calendrier Calendly. Calendly envoie l'invitation et les rappels.

Les rendez-vous ne se créent pas tout seuls : uniquement par une étape ajoutée au flux, ou par une action activée dans l'onglet « Intégrations » de l'étape Assistant IA.

La connexion nécessite le rôle Propriétaire ou Administrateur.

Connexion

1. Dans Intégrations → Calendly, appuyez sur « Se connecter à Calendly ».
2. Connectez-vous avec votre compte Calendly et donnez accès.
3. Vous choisissez le type d'événement dans l'étape Calendly du flux, pas sur la page de connexion.

Les étapes s'exécutent au nom de la personne qui a connecté et ne voient que son calendrier. Si cette personne change son mot de passe ou son e-mail Calendly, la connexion est coupée et la page vous invite à vous reconnecter.

L'agent de réservation

1. L'étape « Lister les créneaux disponibles » renvoie les créneaux libres du type d'événement. Sans date choisie, vous obtenez les 7 prochains jours ; 31 jours au maximum peuvent être demandés à la fois.
2. Une étape de choix montre ces créneaux au visiteur.
3. Recueillez le nom et l'e-mail du visiteur avec des étapes de formulaire ou de question.
4. Sur « Réserver un créneau », cochez la case de confirmation ; mettez la variable de l'étape de choix dans le champ Heure et les réponses du visiteur dans les champs Nom et E-mail.

Si votre type d'événement a des questions obligatoires, écrivez-les une par ligne sous la forme « Question: réponse » dans le champ Réponses de l'étape. Sur votre site, les heures s'affichent dans le fuseau du visiteur ; sur les autres canaux, dans celui de votre compte Calendly.

« Réserver un créneau » nécessite une formule Calendly payante (Standard ou supérieure). Avec la formule gratuite, l'étape passe par sa branche d'erreur ; vous pouvez envoyer à la place le lien de votre page de réservation. « Lister les créneaux disponibles » donne aussi le lien de chaque créneau.

Annuler un rendez-vous

« Lister les événements par invité » retrouve les rendez-vous à venir par l'e-mail du visiteur, une étape de choix affiche la liste, et « Annuler l'événement » fonctionne avec la ligne choisie.

L'étape d'annulation n'accepte pas les valeurs saisies par le visiteur : prenez l'événement et l'e-mail dans l'étape de choix. Si la variable de votre étape de choix est « pick », écrivez {pick} dans le champ Événement et {pick_inviteeEmail} dans le champ E-mail. Le motif d'annulation doit être un texte fixe.

Un événement à plusieurs invités ne peut pas être annulé avec cette étape, car Calendly l'annule pour tout le monde.

L'identité du visiteur n'est pas vérifiée : quelqu'un qui saisit l'e-mail d'une autre personne peut voir le nom et l'heure du rendez-vous de cette adresse. Pour que les visiteurs gèrent eux-mêmes leur rendez-vous, « Réserver un créneau » donne aussi les liens d'annulation et de replanification ; les mêmes liens figurent dans l'e-mail envoyé par Calendly.

Suppression

Appuyez sur « Déconnecter » ; les étapes Calendly de vos agents s'arrêtent et l'accès est aussi révoqué chez Calendly. Les rendez-vous pris restent dans Calendly.