Comment utiliser Gmail, Google Agenda et Drive ?

Ce qu'elles ont en commun

Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Docs, Google Sheets et Google Slides se connectent en un clic : appuyez sur le bouton de la page du fournisseur, choisissez votre compte Google et approuvez avec toutes les cases cochées sur l'écran de consentement. Le propriétaire ou un administrateur peut le faire.

Une fois connectée, chaque application apparaît avec sa carte dans l'éditeur de flux sous « Ajouter une étape » → « Intégrations ». Les actions s'exécutent pour toute personne qui parle à l'agent, exactement comme vous avez configuré l'étape ; l'agent peut aussi utiliser les actions choisies dans l'onglet « Intégrations » de l'étape Assistant IA.

Les actions qui suppriment, partagent ou envoient depuis votre compte ne s'exécutent pas tant que vous n'avez pas coché la case de confirmation sur l'étape, et elles sont soumises à une limite horaire. La suppression et le partage ne peuvent toucher qu'un élément choisi par vous ou listé plus tôt par l'agent.

Si vous laissez une case décochée sur l'écran de consentement, la connexion revient avec « Une case obligatoire n'a pas été cochée sur l'écran d'autorisation de Google » ; cochez toutes les cases lors de la nouvelle connexion.

Gmail

Appuyez sur « Connecter Gmail ». Les e-mails partent de votre compte connecté ; le destinataire ou le texte peuvent être la réponse du visiteur qui suit l'agent.

Actions : chercher, lire, envoyer, répondre à et transférer des e-mails ; archiver, marquer comme lu, ajouter une étoile, ajouter et retirer des libellés ; brouillons ; lire les pièces jointes ; filtres, réponse automatique et signature.

« Envoyer un e-mail », « Répondre », « Transférer » et « Envoyer le brouillon » envoient depuis votre compte. « Supprimer définitivement », « Placer dans la corbeille », créer des filtres, définir la réponse automatique et changer la signature comptent comme irréversibles.

Google Agenda

Appuyez sur « Connecter Google Agenda ». Après la connexion, choisissez un « Agenda par défaut » sur la carte : quand une étape n'a pas d'agenda choisi, les événements y sont lus et écrits. Si vous n'en choisissez pas, l'agenda principal de votre compte est utilisé. Les heures sont écrites dans le fuseau de l'agenda.

Actions : obtenir et chercher des événements, obtenir les créneaux libres, vérifier la disponibilité, créer des événements et des événements récurrents, ajouter un lien Meet, ajouter et retirer des participants, modifier, déplacer et supprimer des événements ; gérer et partager des agendas.

Les actions qui envoient des invitations (ajout de participants) ou partagent l'agenda demandent une confirmation sur l'étape. Un rendez-vous écrit dans l'agenda peut aussi être envoyé comme événement « Rendez-vous pris » dans les paramètres de mesure.

Google Drive, Docs, Sheets et Slides

Ces quatre applications partagent une connexion : appuyer sur « Connecter Google Drive » connecte aussi Docs, Sheets et Slides, et la connexion depuis leurs pages connecte Drive. Retirer la connexion de l'une d'elles arrête les étapes des quatre.

• Drive : chercher des fichiers et dossiers, lire le contenu, renommer, copier, déplacer, corbeille, créer des dossiers, partager avec une personne ou par lien, commentaires.
• Docs : créer et lire des documents, remplacer le contenu, insérer du texte, rechercher et remplacer (par exemple remplir un modèle avec des réponses).
• Sheets : ajouter et trouver des lignes, lire et écrire des plages, mettre en forme, trier, ajouter et supprimer des feuilles, graphiques, tableaux croisés dynamiques et plus. Les valeurs sont écrites telles quelles ; la réponse d'un visiteur ne s'exécute pas comme une formule.
• Slides : créer et lire des présentations, ajouter et supprimer des diapositives, rechercher et remplacer.

Déconnexion

Appuyez sur « Retirer la connexion » sur la page de l'application et confirmez. Les étapes de flux de cette application cessent de fonctionner ; vos e-mails, événements et fichiers restent tels quels.

Si vous voyez une alerte indiquant que la connexion n'est pas utilisable, l'autorisation a peut-être été retirée de votre compte Google ou les autorisations requises ont changé ; retirez la connexion et reconnectez-vous.