Wie verbinde ich Zoho CRM?

Was es Ihnen bringt

Die Zoho-CRM-Integration fügt Ihren Agenten CRM-Schritte hinzu: Sie finden, erfassen und aktualisieren Leads und Kontakte, legen Accounts an, konvertieren Leads, lesen und aktualisieren Geschäftsabschlüsse und hinterlassen Notizen und Aufgaben.

Einträge entstehen nicht von selbst: nur durch einen Schritt, den Sie dem Flow hinzufügen, oder durch eine Aktion, die Sie im Tab „Integrationen“ des Schritts KI-Assistent einschalten.

Das Verbinden erfordert die Rolle Inhaber oder Administrator.

Verbinden

1. Klicken Sie auf der Seite Integrationen → Zoho CRM auf „Mit Zoho CRM verbinden“.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Zoho-Konto an, wählen Sie bei mehreren Zoho-CRM-Organisationen die zu verbindende aus und geben Sie Zugriff.

Schritte arbeiten mit dem Zoho-CRM-Zugriff der Person, die verbindet: Sie sind auf die Einträge beschränkt, die diese Person sehen und ändern kann. Verbinden Sie mit einem Benutzer, der breiten Zugriff auf Ihre Einträge hat.

Die Verbindung geht in das Rechenzentrum, in dem Ihr Zoho-Konto liegt; Sie müssen nichts auswählen.

Leads und Kontakte

Im Feld für Lead oder Kontakt können Sie die ID des Eintrags oder die E-Mail-Adresse eintragen; eine Variable mit der E-Mail des Besuchers genügt.

Der Nachname ist in Zoho CRM Pflicht. Haben Sie den Namen des Besuchers in einem Feld erfasst, können Sie den ganzen Namen ins Nachnamenfeld schreiben.

Gibt es bereits einen Eintrag mit dieser E-Mail, gehen „Lead anlegen“ und „Kontakt anlegen“ in den Fehlerzweig. Verwenden Sie im Fehlerzweig den Aktualisierungsschritt mit derselben E-Mail.

Für weitere Felder in Zoho CRM schreiben Sie in „Weitere Felder“ pro Zeile ein „Feld: Wert“. Bei Auswahllisten können Sie den Namen der Option schreiben; mehrere Optionen werden durch „;“ getrennt. Steht dort ein Feld, das es in Zoho CRM nicht gibt, geht der Schritt in den Fehlerzweig.

Konvertierung und Geschäftsabschlüsse

„Lead konvertieren“ macht aus dem Eintrag einen Kontakt und aus seinem Unternehmen einen Account. Geben Sie einen Namen für den Geschäftsabschluss ein, wird auch ein Geschäftsabschluss angelegt; dann sind auch Abschlussdatum und Phase nötig.

Ein konvertierter Lead kann nicht erneut konvertiert werden; der Schritt geht in den Fehlerzweig. „Lead abrufen“ liest einen konvertierten Eintrag über seine ID und meldet das in der Ausgabe „Konvertiert“.

Wird ein Lead konvertiert, gehen seine Aufgaben an den neuen Kontakt und Geschäftsabschluss über.

„Geschäftsabschluss aktualisieren“ nimmt die Phase mit ihrem Namen in Zoho CRM an und kann Betrag, Abschlussdatum, Kontakt und Account ändern.

Suchen

Suchschritte suchen in Feldern wie Name, E-Mail, Telefon und Unternehmen; höchstens 100 Einträge. Der Suchtext muss mindestens zwei Zeichen haben; bleibt er leer, kommen die neuesten Einträge.

Ein gerade angelegter oder geänderter Eintrag kann einige Minuten brauchen, bis er in der Suche erscheint; Schritte, die einen Eintrag per E-Mail finden, betrifft das nicht.

Konvertierte Leads erscheinen nicht in der Suche.

Notizen und Aufgaben

Eine Notiz wird mit dem genannten Lead, Kontakt, Account oder Geschäftsabschluss verknüpft und erscheint in den Notizen des Eintrags. Eine Notiz gehört zu genau einem Eintrag; füllen Sie nur eines dieser vier Felder aus.

Eine Aufgabe kann mit einem Kontakt und einem Lead, Account oder Geschäftsabschluss verknüpft werden; eine mit einem Lead verknüpfte Aufgabe kann nicht zusätzlich mit einem Kontakt verknüpft werden. Im Feld „Verantwortlich“ können Sie die Aufgabe jemandem zuweisen.

Der Schritt „Aufgabe löschen“ läuft erst, wenn sein Bestätigungsfeld angehakt ist; eine gelöschte Aufgabe kommt in Zoho CRM in den Papierkorb.

Entfernen

Klicken Sie auf „Verbindung trennen“; die Zoho-CRM-Schritte in Ihren Agenten stoppen, und der Zugriff von Agenola in Zoho wird ebenfalls entfernt. Ihre Einträge bleiben in Zoho CRM.