Wie verbinde ich Calendly?

Was es Ihnen bringt

Die Calendly-Integration fügt Ihren Agenten Buchungsschritte hinzu: Der Besucher sieht Ihre freien Zeiten, wählt eine aus, und der Termin wird in Ihren Calendly-Kalender eingetragen. Einladung und Erinnerungen versendet Calendly.

Termine entstehen nicht von selbst: nur durch einen Schritt, den Sie dem Flow hinzufügen, oder durch eine Aktion, die Sie im Tab „Integrationen“ des Schritts KI-Assistent einschalten.

Das Verbinden erfordert die Rolle Inhaber oder Administrator.

Verbinden

1. Drücken Sie unter Integrationen → Calendly auf „Mit Calendly verbinden“.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Calendly-Konto an und erteilen Sie Zugriff.
3. Den Ereignistyp wählen Sie nicht auf der Verbindungsseite, sondern im Calendly-Schritt Ihres Flows.

Schritte laufen als die verbindende Person und sehen nur deren Kalender. Ändert diese Person ihr Calendly-Passwort oder ihre E-Mail, bricht die Verbindung ab, und die Seite fordert Sie zum erneuten Verbinden auf.

Der Buchungs-Agent

1. Der Schritt „Freie Zeiten auflisten“ liefert die freien Zeiten des Ereignistyps. Ohne Datum kommen die nächsten 7 Tage; höchstens 31 Tage können auf einmal abgefragt werden.
2. Ein Auswahlschritt zeigt dem Besucher diese Zeiten.
3. Erfragen Sie Name und E-Mail des Besuchers mit Formular- oder Frageschritten.
4. Haken Sie bei „Termin buchen“ das Bestätigungsfeld an; tragen Sie im Feld Uhrzeit die Variable des Auswahlschritts und in den Feldern Name und E-Mail die Antworten des Besuchers ein.

Hat Ihr Ereignistyp Pflichtfragen, schreiben Sie sie im Feld Antworten des Schritts zeilenweise als „Frage: Antwort“. Auf Ihrer Website erscheinen Zeiten in der Zeitzone des Besuchers, auf anderen Kanälen in der Ihres Calendly-Kontos.

„Termin buchen“ erfordert einen kostenpflichtigen Calendly-Tarif (Standard oder höher). Im kostenlosen Tarif geht der Schritt in den Fehlerzweig; Sie können dem Besucher stattdessen den Link zu Ihrer Buchungsseite senden. „Freie Zeiten auflisten“ liefert auch den Link jeder Zeit.

Einen Termin absagen

„Ereignisse nach eingeladener Person auflisten“ findet anstehende Termine über die E-Mail des Besuchers, ein Auswahlschritt zeigt die Liste, und „Ereignis absagen“ arbeitet mit der gewählten Zeile.

Der Absage-Schritt akzeptiert keine vom Besucher eingegebenen Werte: Nehmen Sie Ereignis und E-Mail aus dem Auswahlschritt. Heißt die Variable Ihres Auswahlschritts „pick“, schreiben Sie {pick} ins Feld Ereignis und {pick_inviteeEmail} ins E-Mail-Feld. Der Absagegrund muss ein fester Text sein.

Ein Ereignis mit mehreren eingeladenen Personen kann mit diesem Schritt nicht abgesagt werden, weil Calendly es für alle absagt.

Die Identität des Besuchers wird nicht geprüft: Wer die E-Mail einer anderen Person eingibt, kann Name und Uhrzeit des Termins dieser Adresse sehen. Damit Besucher ihren Termin selbst verwalten können, liefert „Termin buchen“ auch die Links zum Absagen und Umbuchen; dieselben Links stehen in der E-Mail von Calendly.

Entfernen

Drücken Sie „Verbindung trennen“; Calendly-Schritte in Ihren Agenten stoppen, und der Zugriff wird auch bei Calendly widerrufen. Gebuchte Termine bleiben in Calendly.