Wie nutze ich Gmail, Google Kalender und Drive?

Was sie gemeinsam haben

Gmail, Google Kalender, Google Drive, Google Docs, Google Sheets und Google Slides verbinden sich mit einem Klick: Drücken Sie den Knopf auf der Anbieterseite, wählen Sie Ihr Google-Konto und stimmen Sie zu, wobei jedes Kästchen auf dem Einwilligungsbildschirm angehakt sein muss. Das können der Inhaber oder ein Administrator.

Nach dem Verbinden erscheint jede App mit eigener Karte im Flow-Editor unter „Schritt hinzufügen“ → „Integrationen“. Aktionen laufen für alle, die mit dem Agenten sprechen, genau wie im Schritt eingerichtet; der Agent kann die gewählten Aktionen auch im Tab „Integrationen“ des Schritts KI-Assistent nutzen.

Aktionen, die löschen, teilen oder von Ihrem Konto senden, laufen erst, wenn Sie am Schritt das Bestätigungskästchen anhaken, und unterliegen einem Stundenlimit. Löschen und Teilen betreffen nur einen von Ihnen gewählten oder zuvor vom Agenten aufgelisteten Eintrag.

Lassen Sie auf dem Einwilligungsbildschirm ein Kästchen frei, kommt die Verbindung mit „Auf dem Berechtigungsbildschirm von Google wurde ein erforderliches Kästchen nicht angehakt“ zurück; haken Sie beim erneuten Verbinden alle Kästchen an.

Gmail

Drücken Sie „Gmail verbinden“. E-Mails werden von Ihrem verbundenen Konto gesendet; Empfänger oder Text können die Antwort des Besuchers sein, der den Agenten durchläuft.

Aktionen: E-Mails suchen, lesen, senden, beantworten und weiterleiten; archivieren, als gelesen markieren, mit Stern versehen, Labels hinzufügen und entfernen; Entwürfe; Anhänge lesen; Filter, automatische Antwort und Signatur.

„E-Mail senden“, „Antworten“, „Weiterleiten“ und „Entwurf senden“ senden von Ihrem Konto. „Endgültig löschen“, „In den Papierkorb verschieben“, Filter erstellen, die automatische Antwort einstellen und die Signatur ändern gelten als nicht umkehrbar.

Google Kalender

Drücken Sie „Google Kalender verbinden“. Wählen Sie nach dem Verbinden auf der Karte einen „Standardkalender“: Hat ein Schritt keinen gewählten Kalender, werden Termine daraus gelesen und dorthin geschrieben. Wählen Sie keinen, wird der Hauptkalender Ihres Kontos genutzt. Zeiten werden in der Zeitzone des Kalenders geschrieben.

Aktionen: Termine abrufen und suchen, freie Zeiten abrufen, Verfügbarkeit prüfen, Termine und Serientermine erstellen, einen Meet-Link hinzufügen, Teilnehmer hinzufügen und entfernen, Termine aktualisieren, verschieben und löschen; Kalender verwalten und teilen.

Aktionen, die Einladungen senden (Teilnehmer hinzufügen) oder den Kalender teilen, brauchen am Schritt eine Bestätigung. Ein im Kalender eingetragener Termin kann in den Messeinstellungen auch als Ereignis „Termin gebucht“ gesendet werden.

Google Drive, Docs, Sheets und Slides

Diese vier teilen sich eine Verbindung: „Google Drive verbinden“ verbindet auch Docs, Sheets und Slides, und das Verbinden über deren Seiten verbindet Drive. Das Entfernen der Verbindung bei einem von ihnen stoppt die Schritte aller vier.

• Drive: Dateien und Ordner suchen, Dateiinhalte lesen, umbenennen, kopieren, verschieben, Papierkorb, Ordner erstellen, mit einer Person oder per Link teilen, Kommentare.
• Docs: Dokumente erstellen und lesen, Inhalte ersetzen, Text einfügen, Suchen und Ersetzen (zum Beispiel eine Vorlage mit Antworten füllen).
• Sheets: Zeilen anhängen und finden, Bereiche lesen und schreiben, formatieren, sortieren, Blätter hinzufügen und löschen, Diagramme, Pivot-Tabellen und mehr. Werte werden unverändert in die Tabelle geschrieben; eine Besucherantwort läuft nicht als Formel.
• Slides: Präsentationen erstellen und lesen, Folien hinzufügen und löschen, Suchen und Ersetzen.

Trennen

Drücken Sie auf der Seite der App „Verbindung entfernen“ und bestätigen Sie. Die Flow-Schritte dieser App funktionieren nicht mehr; Ihre E-Mails, Termine und Dateien bleiben, wie sie sind.

Sehen Sie eine Warnung, dass die Verbindung nicht nutzbar ist, wurde die Berechtigung vielleicht aus Ihrem Google-Konto entfernt oder die nötigen Berechtigungen haben sich geändert; entfernen Sie die Verbindung und verbinden Sie neu.