Comment configurer l'étape Envoi de fichier ?

À quoi sert-elle ?

L'étape « Envoi de fichier » demande au visiteur un ou plusieurs fichiers : une facture, un contrat, une photo de pièce d'identité ou de produit, un CV, etc. Le visiteur glisse-dépose ou choisit le fichier ; sur téléphone, il peut aussi utiliser l'appareil photo si le sélecteur de fichiers le propose. Si vous le souhaitez, les informations du fichier (nom, date, montant, numéro…) sont lues et enregistrées dans des variables à utiliser dans les étapes suivantes.

L'étape se trouve dans la catégorie « Recueil d'informations » de la palette.

Configurer l'étape

1. Ajoutez une étape « Envoi de fichier » au canevas et écrivez dans « Texte à l'écran » ce que le visiteur doit envoyer.
2. Dans « Fichiers acceptés », choisissez un ou plusieurs types : PDF, Image, Word, Excel, PowerPoint, Texte. PDF et Image sont sélectionnés par défaut, et au moins un type doit rester sélectionné. Les visiteurs ne peuvent envoyer que les types choisis ; le système sait quels fichiers appartiennent à chaque type.
3. Saisissez la « Taille maximale par fichier (Mo) » (jusqu'à 20 Mo, 10 Mo par défaut) et le « Nombre maximal de fichiers à envoyer » (jusqu'à 10, 1 par défaut).

Les photos HEIC et les fichiers Office avec macros ne sont pas acceptés.

Les noms des fichiers envoyés sont enregistrés dans la variable de l'étape (par exemple {file1}) ; utilisez-la dans les textes des étapes suivantes avec « Insérer une variable ».

Les fichiers envoyés sont conservés 90 jours. Pendant ce temps, vous pouvez les télécharger depuis les détails de la conversation ; ils sont ensuite supprimés automatiquement. Les envois jamais rattachés à un enregistrement sont supprimés après 1 jour.

Lire les informations du fichier

Activez « Lire les informations du fichier » et les informations choisies sont lues dans le fichier et enregistrées dans des variables. Les PDF scannés et les photos sont lus aussi. Quand la lecture est activée, les anciens fichiers Word (.doc), Excel (.xls) et PowerPoint (.ppt) ne sont pas acceptés ; le visiteur est invité à enregistrer le fichier au nouveau format. Avec la lecture, le type de champ « N° de carte » n'est pas proposé. La lecture consomme des crédits.

1. Dans l'onglet « Champs » du panneau d'étape, ajoutez chaque information à lire avec « Ajouter un champ ». Le « Nom du champ » est le nom de l'information (par exemple Date de facture) ; choisissez le « Type de champ » (par exemple « Question / texte », « Date », « Montant », « Nombre », « Choix unique ») et cochez « Obligatoire » si l'information doit être présente. Le « Nom de la variable » est la variable où l'information est enregistrée ; utilisez-la ensuite sous la forme {invoice_date}. Indiquer dans la zone « Description » où et comment l'information apparaît dans le fichier aide à la trouver ; quand les informations sont montrées au visiteur, la description apparaît aussi sous le champ.
2. « Quel document doit être envoyé ? » : décrivez ce qui doit être envoyé, par exemple « le recto d'une carte d'identité ». Si le fichier ne correspond pas, le résultat est « Document différent ». Laissez vide pour ignorer cette vérification.
3. « Montrer au visiteur les informations lues » : si c'est activé, le visiteur voit les informations lues, les corrige au besoin et confirme. Sinon, elles sont enregistrées directement dans les variables ; une information qui enfreint la « Règle de validation » du champ (par exemple un numéro d'identité à 10 chiffres) compte comme non trouvée, et si une information obligatoire n'est pas trouvée, le résultat est « Informations manquantes ».

Avec la lecture activée, ajoutez au moins une information ou remplissez « Quel document doit être envoyé ? » ; si les deux sont vides, l'éditeur vous avertit.

Si une étape « Résumé et confirmation » vient plus tard dans l'agent, les informations lues y apparaissent aussi et le visiteur peut les corriger. Voir l'étape Résumé et confirmation.

Sorties et échec de lecture

Sans lecture, l'étape a une seule sortie : une fois les fichiers envoyés, le flux passe à l'étape suivante.

Avec la lecture, l'étape a sur le canevas une sortie de réussite et quatre sorties d'échec, que vous pouvez relier chacune à une étape différente :

• « Réussite » : le fichier a été lu et les informations enregistrées. Si cette sortie n'est pas reliée, le flux se termine ici.
• « Illisible » : rien n'a pu être lu dans le fichier (par exemple une photo floue ou une page vide).
• « Informations manquantes » : une information obligatoire n'a pas été trouvée dans le fichier.
• « Document différent » : le fichier ne correspond pas à ce que vous avez écrit dans « Quel document doit être envoyé ? ».
• « Lecture impossible » : la lecture n'a pas été possible à ce moment-là ; réessayer un peu plus tard peut fonctionner.

Si une sortie d'échec est reliée, le flux va à cette étape et la raison est dite avant le texte de l'étape. Pour placer la raison ailleurs dans le texte, écrivez-y {fileError}. Si une sortie d'échec n'est pas reliée, le visiteur reste sur l'étape, voit la raison et envoie un nouveau fichier.

Les phrases de raison sont prêtes à l'emploi et dites dans la langue du visiteur ; pour « Informations manquantes », les informations non trouvées sont listées. Pour ajouter quelque chose à la raison, reliez la sortie d'échec à une étape « Message » et écrivez-y votre phrase, par exemple « Prenez la photo avec une bonne lumière et la carte entière visible. »

Où voir les résultats ?

Ouvrez une conversation depuis la liste « Conversations » de l'onglet « Analyse » de l'agent. Les fichiers sont dans la section « Fichiers envoyés » de l'onglet « Données » à droite, chacun avec un bouton de téléchargement. Les informations lues apparaissent parmi les réponses de la conversation.

Le fichier envoyé est conservé même si la conversation a pris une sortie d'échec : vous pouvez donc voir une photo qui n'a pas pu être lue.

Astuce : testez d'abord la configuration dans « Aperçu » avec un de vos fichiers.