Ajouter et modifier des entrées de la base de connaissances

À quoi sert la base de connaissances

Quand l'étape Assistant IA du flux répond à un client, elle cherche dans la base de connaissances. Chaque entrée ajoutée est une réponse que l'agent peut donner. Sur un sujet que la base ne couvre pas, l'agent n'invente pas de réponse.

Ouvrez-la depuis « Base de connaissances » dans le menu. Tous les membres peuvent voir les entrées ; ajouter, modifier et supprimer demandent le rôle propriétaire ou administrateur.

Ajouter une nouvelle entrée

Appuyez sur « Nouvelle entrée » et choisissez quoi ajouter : « Texte », « Page web », « Fichier » ou « Image ».

Pour du texte :

1. Écrivez le titre : le sujet, ou la question qu'un visiteur poserait (« Quel est le délai de livraison ? »).
2. Écrivez le contenu. Il accepte le gras, l'italique, les listes et les liens. Le titre et le contenu sont obligatoires.
3. Choisissez la « Portée » : « Partagée (tous les agents) » ou un agent précis.
4. Enregistrez. L'agent utilise l'entrée dès la question suivante.

Ajouter une page web

Saisissez l'adresse d'une page de votre site (FAQ, tarifs, contact) ; l'agent lit son texte. L'entrée prend le titre de la page, que vous pouvez changer ensuite.

• Sous « Mises à jour », choisissez à quelle fréquence la page est relue : chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou jamais. L'agent apprend ce qui change sur la page.
• Si la page ne s'ouvre pas plusieurs fois de suite, l'agent cesse de la lire et l'entrée affiche un badge « La page ne s'ouvre pas » dans la liste. Elle revient d'elle-même quand la page s'ouvre à nouveau.
• « Mettre à jour maintenant » dans le menu à trois points de la ligne relit la page tout de suite.
• Seules les pages publiques peuvent être lues ; les pages qui demandent une connexion ou chargent leur texte plus tard peuvent ne rien avoir à lire.

Ajouter des fichiers et des images

Choisissez « Fichier » ou « Image » et faites glisser les fichiers, ou choisissez-les avec « Choisir des fichiers ». Vous pouvez en choisir plusieurs ; chacun devient une entrée, nommée d'après le fichier.

• Fichier : PDF, Word, Excel, présentations, fichiers texte et HTML. L'agent lit le texte qu'ils contiennent. Les PDF scannés (où le texte est une image) n'ont pas de texte à lire ; envoyez une version avec du texte.
• Image : JPG, PNG, WebP et GIF. L'agent lit le texte de l'image et ce qu'elle montre ; idéal pour un menu, une liste de prix ou une affiche.
• Jusqu'à 10 Mo par fichier.
• Les fichiers et images ne sont jamais montrés aux visiteurs ; ce sont seulement des sources que l'agent lit pour répondre. Ouvrez l'entrée pour voir le texte lu.

Trouver, modifier et supprimer des entrées

Utilisez les filtres au-dessus de la liste pour chercher par titre et filtrer par type d'entrée, portée et visibilité.

Cliquer sur une ligne ouvre l'entrée en lecture seule. Pour modifier ou supprimer, utilisez le menu à trois points de la ligne. L'agent cesse de répondre à partir d'une entrée supprimée.

Conseils

• Inutile de découper les longs documents : l'agent trouve la partie liée à la question et l'utilise. Les faits courts fonctionnent quand même mieux en entrées séparées.
• Voyez les questions auxquelles l'agent n'a pas su répondre dans la carte « Questions sans réponse » de l'analyse de l'agent, et comblez les manques à partir de là.
• L'agent cherche dans vos entrées par le sens, pas seulement par les mots (cette approche s'appelle RAG). Il trouve généralement la bonne entrée même si la question utilise d'autres mots ou une autre langue ; pour les prix, les noms et les codes, il cherche aussi le mot exact.