¿Cómo configuro el paso Subida de archivo?

¿Para qué sirve?

El paso «Subida de archivo» pide al visitante uno o varios archivos: una factura, un contrato, una foto de un documento de identidad o de un producto, un CV, etc. El visitante arrastra o elige el archivo; en el teléfono también puede usar la cámara, si el selector de archivos lo ofrece. Si quieres, los datos del archivo (nombre, fecha, importe, número…) se leen y se guardan en variables para usarlos en pasos posteriores.

El paso está en la categoría «Recoger datos» de la paleta.

Configurar el paso

1. Añade un paso «Subida de archivo» al lienzo y escribe en «Texto en pantalla» qué debe subir el visitante.
2. En «Archivos aceptados», elige uno o varios tipos: PDF, Imagen, Word, Excel, PowerPoint, Texto. PDF e Imagen vienen seleccionados, y al menos un tipo debe quedar seleccionado. Los visitantes solo pueden subir los tipos que elijas; el sistema sabe qué archivos pertenecen a cada tipo.
3. Introduce el «Tamaño máximo por archivo (MB)» (hasta 20 MB, 10 MB por defecto) y el «Número máximo de archivos que se pueden subir» (hasta 10, 1 por defecto).

No se aceptan fotos HEIC ni archivos de Office con macros.

Los nombres de los archivos subidos se guardan en la variable del paso (por ejemplo, {file1}); úsala en los textos de pasos posteriores con «Insertar variable».

Los archivos subidos se conservan 90 días. Durante ese tiempo puedes descargarlos desde los detalles de la conversación; después se eliminan automáticamente. Las subidas que nunca se vinculan a un registro se eliminan tras 1 día.

Leer los datos del archivo

Activa «Leer los datos del archivo» y los datos que elijas se leen del archivo y se guardan en variables. También se leen PDF escaneados y fotos. Con la lectura activada, no se aceptan archivos antiguos de Word (.doc), Excel (.xls) y PowerPoint (.ppt); se pide al visitante que guarde el archivo en el formato nuevo. Con la lectura activada, no se ofrece el tipo de campo «N.º de tarjeta». La lectura consume créditos.

1. En la pestaña «Campos» del panel, añade cada dato que quieras leer con «Añadir campo». El «Nombre del campo» es el nombre del dato (por ejemplo, Fecha de factura); elige el «Tipo de campo» (por ejemplo, «Pregunta / texto», «Fecha», «Importe», «Número», «Elección única») y marca «Obligatorio» si el dato debe estar. El «Nombre de la variable» es la variable donde se guarda el dato; úsala en pasos posteriores como {invoice_date}. Escribir en el cuadro «Descripción» dónde y cómo aparece el dato en el archivo facilita encontrarlo; cuando los datos se muestran al visitante, la descripción también aparece bajo el campo.
2. «¿Qué documento debe subirse?»: describe qué debe subirse, por ejemplo, «el anverso de un documento de identidad». Si el archivo no coincide, el resultado es «Documento diferente». Déjalo vacío para omitir esta comprobación.
3. «Mostrar al visitante los datos leídos»: si está activado, el visitante ve los datos leídos, los corrige si hace falta y confirma. Si no, se guardan directamente en variables; un dato que incumple la «Regla de validación» del campo (por ejemplo, un número de identidad de 10 dígitos) cuenta como no encontrado, y si falta un dato obligatorio, el resultado es «Datos que faltan».

Con la lectura activada, añade al menos un dato o rellena «¿Qué documento debe subirse?»; si ambos están vacíos, el editor te avisa.

Si más adelante en el agente hay un paso «Resumen y confirmación», los datos leídos también aparecen allí y el visitante puede corregirlos. Consulta el paso Resumen y confirmación.

Salidas y lectura fallida

Sin lectura, el paso tiene una sola salida: una vez enviados los archivos, el flujo pasa al siguiente paso.

Con lectura, el paso tiene en el lienzo una salida de éxito y cuatro de fallo, y puedes conectar cada una a un paso distinto:

• «Éxito»: el archivo se leyó y los datos se guardaron. Si no está conectada, el flujo termina aquí.
• «Ilegible»: no se pudo leer nada del archivo (por ejemplo, una foto borrosa o una página vacía).
• «Datos que faltan»: no se encontró en el archivo un dato obligatorio.
• «Documento diferente»: el archivo no coincide con lo que escribiste en «¿Qué documento debe subirse?».
• «No se pudo leer»: la lectura no fue posible en ese momento; probar un poco más tarde puede funcionar.

Si una salida de fallo está conectada, el flujo va a ese paso y el motivo se dice antes del texto del paso. Para que el motivo aparezca en otro lugar del texto, escribe ahí {fileError}. Si no está conectada, el visitante se queda en el paso, ve el motivo y sube un archivo nuevo.

Las frases del motivo vienen listas y se dicen en el idioma del visitante; en «Datos que faltan» se enumeran los datos no encontrados. Para añadir algo al motivo, conecta la salida de fallo a un paso «Mensaje» y escribe ahí tu frase, por ejemplo, «Haz la foto con buena luz y con toda la tarjeta a la vista.»

¿Dónde veo los resultados?

Abre una conversación desde la lista «Conversaciones» de la pestaña «Analítica» del agente. Los archivos están en la sección «Archivos subidos» de la pestaña «Datos», a la derecha, cada uno con un botón para descargarlo. Los datos leídos aparecen entre las respuestas de la conversación.

El archivo subido se conserva aunque la conversación haya ido por una salida de fallo, así que puedes ver una foto que no se pudo leer.

Consejo: prueba primero la configuración en «Vista previa» con un archivo tuyo.