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Integración con Zoho CRM: los visitantes del chat se guardan en Zoho CRM como posibles clientes

La integración de Agenola con Zoho CRM conecta tu agente con tu Zoho CRM: el agente encuentra al visitante entre tus posibles clientes y contactos por su correo, lo añade como posible cliente nuevo si no está, deja sus respuestas como nota y abre una tarea de seguimiento para tu equipo. Puede convertir un posible cliente en contacto, cuenta y trato, y leer y actualizar tratos. Se conecta en un clic con tu cuenta de Zoho.

Cómo funciona

Los pasos de Zoho CRM se añaden a un flujo o se activan en la pestaña Integraciones del paso Asistente de IA. En cada paso, el posible cliente o el contacto se encuentra por su ID o su dirección de correo; basta con el correo que da el visitante.

Los demás campos de Zoho CRM se escriben en el campo "Otros campos", con el nombre que tienen en Zoho; en las listas desplegables basta con el nombre de la opción.

La nota se vincula al posible cliente, contacto, cuenta o trato que indiques y aparece en las notas del registro. Lo que escribe el visitante se guarda como texto sin formato.

  • Si ya existe un posible cliente con ese correo, "Crear posible cliente" va a su rama de error; en esa rama puedes usar "Actualizar posible cliente" con el mismo correo. Así el mismo visitante no se añade dos veces.
  • "Convertir posible cliente" convierte el registro en contacto y cuenta; si escribes el nombre, la fecha de cierre y la etapa de un trato, también abre un trato.
  • Puedes escribir la etapa de un trato con su nombre en Zoho CRM.
  • Los pasos funcionan con el acceso a Zoho CRM de la persona que conecta y solo ven los registros que esa persona puede ver.
  • El paso que elimina una tarea no se ejecuta hasta que se marca la casilla de confirmación del paso.

Qué hace

Esta lista se genera desde la misma fuente que la página de Zoho CRM en el panel: si no aparece aquí, no lo hacemos con Zoho CRM. Los pasos del flujo están en el editor de flujos, en Añadir paso → Integraciones → Zoho CRM.

Posible clienteAcción · Paso del flujo5
  • Crear posible cliente

    Añade un posible cliente nuevo; el apellido es obligatorio. Si ya existe un posible cliente con este correo, el paso termina con «El registro ya existe»; en ese caso usa «Actualizar posible cliente» con el correo.

  • Obtener posible cliente

    Lee el nombre, correo, teléfono, empresa, estado y página de Zoho CRM del posible cliente. Se encuentra por su ID o su dirección de correo.

  • Actualizar posible cliente

    Cambia los campos que rellenes y deja los demás como están. Se encuentra por su ID o su dirección de correo.

  • Buscar posibles clientes

    Busca en nombres, correos, teléfonos y empresas, y devuelve los resultados como lista. Si escribes una dirección de correo, solo busca en los correos. Sin texto de búsqueda, devuelve los posibles clientes más recientes.

  • Convertir posible cliente

    Convierte el posible cliente en contacto y su empresa en cuenta. Si escribes un nombre de trato, también se abre un trato; en ese caso también hacen falta la fecha de cierre y la etapa.

ContactoAcción · Paso del flujo5
  • Obtener contacto

    Lee el nombre, correo, teléfono, cargo, cuenta y página de Zoho CRM del contacto. Se encuentra por su ID o su dirección de correo.

  • Crear contacto

    Añade un contacto nuevo; el apellido es obligatorio. Si ya existe un contacto con este correo, el paso termina con «El registro ya existe»; en ese caso usa «Actualizar contacto» con el correo.

  • Actualizar contacto

    Cambia los campos que rellenes y deja los demás como están. Se encuentra por su ID o su dirección de correo.

  • Buscar contactos

    Busca en nombres, correos y teléfonos, y devuelve los contactos que coinciden como lista. Sin texto de búsqueda, devuelve los contactos más recientes.

  • Obtener tratos del contacto

    Devuelve los tratos vinculados al contacto como lista.

CuentaAcción · Paso del flujo3
  • Obtener cuenta

    Lee el nombre, sitio web, teléfono, ciudad y página de Zoho CRM de la cuenta.

  • Crear cuenta

    Añade una cuenta nueva.

  • Buscar cuentas

    Busca en nombres de cuenta, sitios web y teléfonos, y devuelve los resultados como lista. Sin texto de búsqueda, devuelve las cuentas más recientes.

TratoAcción · Paso del flujo4
  • Obtener trato

    Lee el nombre, importe, etapa, canal, fecha de cierre y página de Zoho CRM del trato.

  • Obtener trato con campos personalizados

    Lee el trato y, como lista, los valores de los campos que tu equipo añadió en Zoho CRM.

  • Actualizar trato

    Cambia los campos que rellenes y deja los demás como están. Si eliges una etapa de otro canal, el trato pasa a ese canal.

  • Buscar tratos

    Busca en nombres de trato y otros campos con búsqueda, y devuelve los resultados como lista. Sin texto de búsqueda, devuelve los tratos más recientes.

NotaAcción · Paso del flujo3
  • Añadir nota

    Añade una nota al posible cliente, contacto, cuenta o trato que indiques; aparece en las notas del registro. Una nota pertenece a un solo registro: rellena solo uno de estos cuatro campos.

  • Obtener nota

    Lee el título, el texto, el registro al que pertenece y la fecha de una nota.

  • Obtener notas

    Devuelve las notas del registro que indiques como lista, las más recientes primero. Sin registro, devuelve las notas más recientes.

TareaAcción · Paso del flujo5
  • Crear tarea

    Abre una tarea para tu equipo; si quieres la asigna a alguien y la vincula a un contacto y a un posible cliente, cuenta o trato. Una tarea vinculada a un posible cliente no puede vincularse además a un contacto.

  • Obtener tarea

    Lee el asunto, estado, prioridad, fecha de vencimiento y descripción de la tarea.

  • Actualizar tarea

    Cambia los campos que rellenes y deja los demás como están. Para cerrar la tarea, elige el estado de completada.

  • Eliminar tarea

    Elimina la tarea; va a la papelera de reciclaje de Zoho CRM.

  • Obtener tareas

    Devuelve tareas como lista, las más recientes primero; puedes filtrar por estado, propietario y registro vinculado.

Conversaciones de ejemplo

Un visitante nuevo se abre como posible cliente

Visitante: Quiero un precio por licencias para todo nuestro equipo. Me llamo Deniz Aydın y mi correo es deniz@ejemplo.com.

Agente: Gracias, Deniz. ¿De cuántas personas es el equipo?

Visitante: 25 personas.

Agente: Anotado; nuestro equipo de ventas se pondrá en contacto contigo por un presupuesto para 25 personas.

Entre bastidores: "Crear posible cliente" añade a Deniz a Zoho CRM. "Añadir nota" escribe el tamaño del equipo en el registro, y "Crear tarea" abre una tarea de devolución de llamada para el equipo de ventas.

Un cliente conocido es reconocido

Visitante: La semana pasada recibí un presupuesto, ¿cómo va? Mi correo es can@ejemplo.com.

Agente: Tu presupuesto está en la etapa "Propuesta enviada"; el importe es de 12.000 € y la fecha de cierre es el 30 de noviembre. Si tienes preguntas, puedo pasárselas al equipo.

Entre bastidores: "Obtener tratos del contacto" encuentra al contacto por su correo y obtiene sus tratos; el agente lee la etapa, el importe y la fecha de cierre del trato.

Un presupuesto aceptado se convierte en trato

Visitante: Aceptamos vuestro presupuesto; ¿podéis enviar el contrato? Mi correo es ece@ejemplo.com.

Agente: Estupendo. Se lo he pasado a nuestro equipo; se pondrán en contacto contigo por el contrato.

Entre bastidores: "Convertir posible cliente" convierte a Ece en contacto y su empresa en cuenta, y abre un trato con su fecha de cierre y su etapa; "Crear tarea" deja al equipo una tarea de contrato.

Configuración

  1. 1En Agenola, en Integraciones → Zoho CRM, pulsa "Conectar con Zoho CRM" y da acceso con tu cuenta de Zoho; si tienes más de una organización, elige la que quieres conectar.
  2. 2Añade pasos de Zoho CRM en el editor del agente; en el campo del posible cliente o del contacto, escribe la variable que contiene el correo del visitante.
  3. 3En los pasos de nota y tarea, elige a qué posible cliente, contacto, cuenta o trato se vincula el registro y a quién se asigna la tarea.

Configuración detallada: ¿Cómo conecto Zoho CRM?

Permisos y adónde van tus datos

  • Enviado a Zoho CRM: los campos que rellenas en el paso (como el nombre, el correo y el teléfono del visitante), los textos de notas y tareas, y los registros que se vinculan.
  • Leído de Zoho CRM: los datos de posibles clientes, contactos, cuentas, tratos, notas y tareas que pide el paso; para las listas del paso, los usuarios, las etapas, las opciones de fuente, estado y prioridad, y las definiciones de campos.
  • Permisos solicitados: crear, leer y actualizar posibles clientes, contactos y cuentas; leer y actualizar tratos; añadir y leer notas; crear, leer, actualizar y eliminar tareas; leer usuarios, datos de la organización y ajustes de campos; búsqueda. No se pide permiso para eliminar posibles clientes, contactos, cuentas ni tratos.
  • Los pasos funcionan con el acceso a Zoho CRM de la persona que conecta. Los datos de conexión se guardan cifrados en el servidor. Solo el propietario del espacio de trabajo y los administradores crean o eliminan la conexión; al eliminarla también se quita el acceso de Agenola en Zoho, y tus registros se quedan en Zoho CRM.

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Preguntas frecuentes

¿Puede un visitante ver el registro de Zoho CRM de otra persona?

La identidad del visitante no se verifica: quien escribe el correo de otra persona puede ver lo que lee el paso. Por eso eres tú quien elige qué salidas del paso se muestran al visitante; muestra datos como el teléfono o el importe de un trato solo cuando haga falta.

¿Se abre un segundo posible cliente con el mismo correo?

No. "Crear posible cliente" y "Crear contacto" buscan primero el correo; si el registro existe, van a la rama de error y puedes actualizar el registro existente.

¿Puedo usar mis propios campos de Zoho CRM?

Sí. En el campo "Otros campos" escribes el nombre del campo tal como aparece en Zoho CRM y su valor; en las listas desplegables basta con el nombre de la opción. "Obtener trato con campos personalizados" lee los valores de los campos que añadió tu equipo.

Mi cuenta de Zoho está en Europa; ¿funciona?

Sí. Zoho guarda cada cuenta en un centro de datos; la conexión encuentra por sí misma el centro de datos de tu cuenta. Zoho en China (zoho.com.cn) no es compatible.

Prueba la conexión con Zoho CRM en tu propia cuenta

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