Wie richte ich den Schritt Datei-Upload ein?

Wofür ist er da?

Der Schritt „Datei-Upload“ bittet den Besucher um eine oder mehrere Dateien: eine Rechnung, einen Vertrag, ein Foto eines Ausweises oder Produkts, einen Lebenslauf usw. Der Besucher zieht die Datei hinein oder wählt sie aus; am Telefon kann er auch die Kamera nutzen, wenn die Dateiauswahl des Telefons das anbietet. Wenn Sie möchten, werden die Angaben in der Datei (Name, Datum, Betrag, Nummer…) gelesen und in Variablen gespeichert, die Sie in späteren Schritten nutzen können.

Der Schritt liegt in der Kategorie „Angaben erfassen“ der Palette.

Den Schritt einrichten

1. Fügen Sie der Arbeitsfläche einen Schritt „Datei-Upload“ hinzu und schreiben Sie in den „Text auf dem Bildschirm“, was der Besucher hochladen soll.
2. Wählen Sie unter „Akzeptierte Dateien“ einen oder mehrere Typen: PDF, Bild, Word, Excel, PowerPoint, Text. PDF und Bild sind vorausgewählt, und mindestens ein Typ muss gewählt bleiben. Besucher können nur die gewählten Typen hochladen; das System weiß, welche Dateien zu welchem Typ gehören.
3. Tragen Sie die „Maximale Größe pro Datei (MB)“ (bis 20 MB, standardmäßig 10 MB) und die „Maximale Anzahl hochladbarer Dateien“ (bis 10, standardmäßig 1) ein.

HEIC-Fotos und Office-Dateien mit Makros werden nicht akzeptiert.

Die Namen der hochgeladenen Dateien werden in der Variable des Schritts gespeichert (zum Beispiel {file1}); nutzen Sie sie in den Texten späterer Schritte mit „Variable einfügen“.

Hochgeladene Dateien werden 90 Tage aufbewahrt. In dieser Zeit können Sie sie in den Gesprächsdetails herunterladen; danach werden sie automatisch gelöscht. Uploads, die nie einem Eintrag zugeordnet werden, werden nach 1 Tag gelöscht.

Die Angaben in der Datei lesen

Schalten Sie „Angaben in der Datei lesen“ ein, dann werden die gewählten Angaben aus der Datei gelesen und in Variablen gespeichert. Auch gescannte PDFs und Fotos werden gelesen. Bei aktivem Lesen werden ältere Word- (.doc), Excel- (.xls) und PowerPoint-Dateien (.ppt) nicht akzeptiert; der Besucher wird gebeten, die Datei im neueren Format zu speichern. Bei aktivem Lesen wird der Feldtyp „Kartennr.“ nicht angeboten. Das Lesen verbraucht Credits.

1. Fügen Sie im Tab „Felder“ des Schrittpanels jede zu lesende Angabe mit „Feld hinzufügen“ hinzu. Der „Feldname“ ist der Name der Angabe (zum Beispiel Rechnungsdatum); wählen Sie den „Feldtyp“ (zum Beispiel „Frage / Text“, „Datum“, „Betrag“, „Zahl“, „Einfachauswahl“) und setzen Sie „Erforderlich“, wenn die Angabe vorhanden sein muss. Der „Variablenname“ ist die Variable, in der die Angabe gespeichert wird; nutzen Sie sie in späteren Schritten als {invoice_date}. Wenn Sie im Feld „Beschreibung“ angeben, wo und wie die Angabe in der Datei erscheint, ist sie leichter zu finden; werden die Angaben dem Besucher gezeigt, erscheint die Beschreibung auch unter dem Feld.
2. „Welches Dokument soll hochgeladen werden?“: Beschreiben Sie, was hochgeladen werden soll, zum Beispiel „die Vorderseite eines Ausweises“. Passt die Datei nicht, lautet das Ergebnis „Anderes Dokument“. Lassen Sie das Feld leer, um diese Prüfung zu überspringen.
3. „Gelesene Angaben dem Besucher zeigen“: Ist das aktiv, sieht der Besucher die gelesenen Angaben, korrigiert sie bei Bedarf und bestätigt. Ist es aus, werden sie direkt in Variablen gespeichert; eine Angabe, die gegen die „Prüfregel“ des Felds verstößt (zum Beispiel eine 10-stellige Ausweisnummer), gilt als nicht gefunden, und fehlt eine erforderliche Angabe, lautet das Ergebnis „Fehlende Angaben“.

Fügen Sie bei aktivem Lesen mindestens eine Angabe hinzu oder füllen Sie „Welches Dokument soll hochgeladen werden?“ aus; sind beide leer, warnt der Editor.

Folgt später im Agenten ein Schritt „Zusammenfassung und Bestätigung“, erscheinen die gelesenen Angaben auch dort, und der Besucher kann sie korrigieren. Siehe den Schritt Zusammenfassung und Bestätigung.

Ausgänge und fehlgeschlagenes Lesen

Ohne Lesen hat der Schritt einen einzigen Ausgang: Sobald die Dateien gesendet sind, geht der Flow zum nächsten Schritt.

Mit Lesen hat der Schritt auf der Arbeitsfläche einen Erfolgsausgang und vier Fehlerausgänge, die Sie jeweils mit einem anderen Schritt verbinden können:

• „Erfolg“: Die Datei wurde gelesen und die Angaben gespeichert. Ist dieser Ausgang nicht verbunden, endet der Flow hier.
• „Nicht lesbar“: Aus der Datei ließ sich nichts lesen (zum Beispiel ein unscharfes Foto oder eine leere Seite).
• „Fehlende Angaben“: Eine erforderliche Angabe wurde in der Datei nicht gefunden.
• „Anderes Dokument“: Die Datei passt nicht zu dem, was Sie unter „Welches Dokument soll hochgeladen werden?“ geschrieben haben.
• „Lesen fehlgeschlagen“: Das Lesen war in dem Moment nicht möglich; ein Versuch etwas später kann klappen.

Ist ein Fehlerausgang verbunden, geht der Flow zu diesem Schritt, und der Grund wird vor dem Text des Schritts gesagt. Damit der Grund an einer bestimmten Stelle im Text steht, schreiben Sie dort {fileError}. Ist ein Fehlerausgang nicht verbunden, bleibt der Besucher beim Schritt, sieht den Grund und lädt eine neue Datei hoch.

Die Sätze zum Grund sind vorgefertigt und werden in der Sprache des Besuchers gesagt; bei „Fehlende Angaben“ werden die nicht gefundenen Angaben aufgelistet. Um dem Grund etwas hinzuzufügen, verbinden Sie den Fehlerausgang mit einem Schritt „Nachricht“ und schreiben Sie dort Ihren Satz, zum Beispiel „Machen Sie das Foto bei gutem Licht und mit der ganzen Karte im Bild.“

Wo sehe ich die Ergebnisse?

Öffnen Sie ein Gespräch aus der Liste „Gespräche“ im Tab „Analyse“ des Agenten. Die Dateien stehen rechts im Tab „Daten“ im Abschnitt „Hochgeladene Dateien“, jede mit einem Download-Knopf. Die aus den Dateien gelesenen Angaben erscheinen bei den Antworten des Gesprächs.

Die hochgeladene Datei bleibt auch erhalten, wenn das Gespräch über einen Fehlerausgang lief; so können Sie ein nicht lesbares Foto ansehen.

Tipp: Testen Sie die Einrichtung zuerst in der „Vorschau“ mit einer eigenen Datei.