Ce qu'il faut prendre en compte sur les données personnelles avant de créer un assistant vocal

Ce qu'un assistant vocal produit réellement

Quand un flux conversationnel s'exécute, il laisse plusieurs types de données distincts, qui ne se valent pas. Tant que vous ne les séparez pas, vous ne pouvez pas juger de quelle quantité vous avez vraiment besoin.

• L'audio brut : le son de ce que la personne a dit. L'audio est une donnée personnelle dans la mesure où il peut identifier le locuteur.
• La transcription : les mêmes paroles sous forme de texte. Elle peut contenir des noms, des adresses, des informations de santé ou financières.
• Les champs collectés : ce que le flux demande volontairement, comme le nom, le téléphone, la date ou le montant.
• Les documents envoyés : une pièce d'identité, une facture ou un rapport. L'image elle-même et les champs qu'on en extrait sont des données distinctes.
• Les traces techniques : adresse IP, informations de navigateur, heure de session.

Comment le droit de la protection des données aborde le sujet

Dans l'UE, cela relève du RGPD, et au Royaume-Uni de l'UK GDPR ; tous deux définissent les données personnelles comme des informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. En Turquie, le cadre équivalent est la loi n° 6698 (KVKK), avec une définition comparable. Un enregistrement ou une transcription peut relever de l'un ou l'autre.

Deux obligations reviennent presque toujours en pratique : il vous faut une base légale pour traiter les données, et vous devez informer les personnes de ce traitement. L'information est un devoir distinct : il ne disparaît pas parce que vous avez aussi recueilli un consentement.

Certaines catégories, comme les données de santé et les données biométriques, sont considérées comme particulières et soumises à des conditions plus strictes. Qu'un enregistrement vocal soit ou non une donnée biométrique dépend de ce que vous en faites : utiliser une empreinte vocale pour identifier quelqu'un n'est pas la même chose que transcrire ce qu'il a dit.

Questions à trancher avant de créer l'assistant

Les questions suivantes relèvent de la conception plutôt que du droit, mais leurs réponses déterminent directement votre position juridique. Y répondre avant de créer l'assistant vous évite de devoir nettoyer des données plus tard.

• Devez-vous garder l'audio brut, ou la transcription suffit-elle ? Si la transcription suffit, ne stockez pas du tout l'audio.
• Combien de temps garderez-vous les transcriptions ? Les garder indéfiniment n'est pas une décision, c'est l'absence de décision.
• Le flux demande-t-il quelque chose dont vous n'avez pas vraiment besoin ? Une donnée jamais collectée n'a jamais à être protégée.
• Si les champs extraits suffisent, devez-vous conserver l'image du document ?
• Qui, dans votre organisation, pourra voir ces données ?
• À quel moment du flux la personne apprend-elle que la conversation est enregistrée ?

Ce que la conception du flux résout

Une grande partie du travail de protection des données se règle dans le flux lui-même plutôt que dans un document de politique. Une donnée jamais collectée n'a jamais à être sécurisée, stockée ou supprimée.

Quelques approches qui fonctionnent en pratique : faire de la première étape un message d'information ; passer chaque champ au crible de la question « en ai-je vraiment besoin » ; n'extraire des documents que les champs nécessaires ; laisser aux personnes le choix d'écrire au lieu de parler.

Dans Agenola, la personne qui crée le flux décide des questions posées, du document demandé et de ce qui est enregistré. Les champs collectés et les transcriptions restent dans votre espace de travail et sont visibles depuis votre tableau de bord. Cela ne rend pas l'outil conforme à votre place : cela signifie que les décisions vous appartiennent.

Trois erreurs courantes

• Tout enregistrer en prévoyant de trier plus tard. Les données créent une responsabilité dès qu'elles sont collectées.
• Placer la mention d'information à la fin du flux. Une personne n'est pas informée une fois qu'elle a déjà donné ses données.
• Se fier à un outil « conforme ». La conformité est une propriété de l'organisation qui traite les données et de sa finalité, pas du logiciel.