Como configurar a etapa Envio de arquivo?

Para que serve?

A etapa “Envio de arquivo” pede ao visitante um ou mais arquivos: uma fatura, um contrato, uma foto de documento de identidade ou de produto, um currículo etc. O visitante arrasta ou escolhe o arquivo; no celular, também pode usar a câmera, se o seletor de arquivos oferecer. Se você quiser, os dados do arquivo (nome, data, valor, número…) são lidos e salvos em variáveis para usar nas etapas seguintes.

A etapa fica na categoria “Coleta de dados” da paleta.

Configurar a etapa

1. Adicione uma etapa “Envio de arquivo” à tela e escreva em “Texto na tela” o que o visitante deve enviar.
2. Em “Arquivos aceitos”, escolha um ou mais tipos: PDF, Imagem, Word, Excel, PowerPoint, Texto. PDF e Imagem vêm selecionados, e pelo menos um tipo deve continuar selecionado. Os visitantes só podem enviar os tipos escolhidos; o sistema sabe quais arquivos pertencem a cada tipo.
3. Informe o “Tamanho máximo por arquivo (MB)” (até 20 MB, 10 MB por padrão) e o “Número máximo de arquivos que podem ser enviados” (até 10, 1 por padrão).

Fotos HEIC e arquivos do Office com macros não são aceitos.

Os nomes dos arquivos enviados são salvos na variável da etapa (por exemplo, {file1}); use-a nos textos das etapas seguintes com “Inserir variável”.

Os arquivos enviados ficam guardados por 90 dias. Nesse período, você pode baixá-los nos detalhes da conversa; depois são excluídos automaticamente. Envios que nunca são vinculados a um registro são excluídos após 1 dia.

Ler os dados do arquivo

Ative “Ler os dados do arquivo” e os dados escolhidos são lidos do arquivo e salvos em variáveis. PDFs digitalizados e fotos também são lidos. Com a leitura ativada, arquivos antigos do Word (.doc), Excel (.xls) e PowerPoint (.ppt) não são aceitos; o visitante é orientado a salvar o arquivo no formato novo. Com a leitura ativada, o tipo de campo “Nº do cartão” não é oferecido. A leitura usa créditos.

1. Na aba “Campos” do painel, adicione cada dado a ler com “Adicionar campo”. O “Nome do campo” é o nome do dado (por exemplo, Data da fatura); escolha o “Tipo de campo” (por exemplo, “Pergunta / texto”, “Data”, “Valor”, “Número”, “Escolha única”) e marque “Obrigatório” se o dado precisar estar lá. O “Nome da variável” é a variável onde o dado é salvo; use-a nas etapas seguintes como {invoice_date}. Escrever na caixa “Descrição” onde e como o dado aparece no arquivo ajuda a encontrá-lo; quando os dados são mostrados ao visitante, a descrição também aparece abaixo do campo.
2. “Qual documento deve ser enviado?”: descreva o que deve ser enviado, por exemplo, “a frente de um documento de identidade”. Se o arquivo não corresponder, o resultado é “Documento diferente”. Deixe vazio para pular esta verificação.
3. “Mostrar ao visitante os dados lidos”: quando ativado, o visitante vê os dados lidos, corrige se precisar e confirma. Quando desativado, eles são salvos direto nas variáveis; um dado que viola a “Regra de validação” do campo (por exemplo, um número de identidade de 10 dígitos) conta como não encontrado, e se um dado obrigatório não for encontrado, o resultado é “Dados ausentes”.

Com a leitura ativada, adicione pelo menos um dado ou preencha “Qual documento deve ser enviado?”; se ambos estiverem vazios, o editor avisa.

Se uma etapa “Resumo e confirmação” vier depois no agente, os dados lidos também aparecem nela e o visitante pode corrigi-los. Veja a etapa Resumo e confirmação.

Saídas e falha na leitura

Sem leitura, a etapa tem uma única saída: depois que os arquivos são enviados, o fluxo passa para a próxima etapa.

Com leitura, a etapa tem na tela uma saída de sucesso e quatro de falha, e você pode conectar cada uma a uma etapa diferente:

• “Sucesso”: o arquivo foi lido e os dados foram salvos. Se não estiver conectada, o fluxo termina aqui.
• “Ilegível”: nada pôde ser lido do arquivo (por exemplo, uma foto borrada ou uma página vazia).
• “Dados ausentes”: um dado obrigatório não foi encontrado no arquivo.
• “Documento diferente”: o arquivo não corresponde ao que você escreveu em “Qual documento deve ser enviado?”.
• “Não foi possível ler”: a leitura não foi possível naquele momento; tentar um pouco depois pode funcionar.

Se uma saída de falha estiver conectada, o fluxo vai para essa etapa e o motivo é dito antes do texto da etapa. Para o motivo aparecer em outro ponto do texto, escreva ali {fileError}. Se uma saída de falha não estiver conectada, o visitante fica na etapa, vê o motivo e envia um novo arquivo.

As frases de motivo são prontas e ditas no idioma do visitante; em “Dados ausentes”, os dados não encontrados são listados. Para acrescentar algo ao motivo, conecte a saída de falha a uma etapa “Mensagem” e escreva ali sua frase, por exemplo, “Tire a foto com boa luz e com o cartão inteiro visível.”

Onde vejo os resultados?

Abra uma conversa na lista “Conversas” da aba “Análise” do agente. Os arquivos ficam na seção “Arquivos enviados” da aba “Dados” à direita, cada um com um botão para baixar. Os dados lidos aparecem entre as respostas da conversa.

O arquivo enviado é mantido mesmo quando a conversa seguiu por uma saída de falha, então você pode ver uma foto que não pôde ser lida.

Dica: teste primeiro a configuração em “Prévia” com um arquivo seu.