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Intégration Asana : la demande d'un visiteur devient une tâche dans votre projet Asana
L'intégration Asana d'Agenola crée une tâche dans votre projet Asana pour une demande ou un problème signalé par un visiteur, lit l'état de la tâche et l'indique au visiteur, et ajoute des commentaires et des sous-tâches. Vous la connectez en un clic avec votre compte Asana.
Comment ça marche
Une tâche est créée par une étape Asana que vous ajoutez au flux, ou par une action que vous activez dans l'onglet Intégrations de l'étape Assistant IA. Les demandes de support n'arrivent pas d'elles-mêmes dans Asana.
L'espace de travail et le projet se choisissent dans l'étape, pas sur la page de connexion. Si votre compte Asana n'est que dans un espace de travail, vous pouvez laisser ce champ vide ; s'il est dans plusieurs, vous devez le choisir dans l'étape.
Les étapes couvrent la création, la lecture, la liste, la recherche, la modification et la suppression de tâches ; les sous-tâches, commentaires, étiquettes, projets d'une tâche, projets et informations sur les utilisateurs.
- Les tâches marquées urgentes passent en haut du projet : l'équipe les voit en premier.
- Les étapes Asana s'exécutent au nom de la personne qui a créé la connexion : les tâches sont créées à son nom et uniquement dans les projets auxquels elle a accès.
- Les étapes de suppression ne s'exécutent pas tant que la case de confirmation de l'étape n'est pas cochée.
- L'étape « Rechercher des tâches » utilise la recherche avancée d'Asana et ne fonctionne qu'avec les formules Asana payantes.
Ce qu'il fait
Cette liste provient de la même source que la page Asana du tableau de bord : si ce n'est pas indiqué ici, nous ne le faisons pas avec Asana. Les étapes de flux se trouvent dans l'éditeur de flux, sous Ajouter une étape → Intégrations → Asana.
TâcheAction · Étape de flux6
Créer une tâche
Crée une tâche dans le projet choisi au nom de la personne qui a connecté Asana. Si elle est marquée urgente, la tâche passe en haut du projet.
Supprimer la tâche
Supprime la tâche. Elle reste 30 jours dans la corbeille de la personne qui a connecté Asana et peut y être restaurée ; ensuite, elle disparaît définitivement.
Obtenir la tâche
Lit le nom, l'état, la personne assignée, l'échéance, les projets, les étiquettes et la description de la tâche.
Lister les tâches
Renvoie les tâches du projet choisi sous forme de liste. Si « Inclure les terminées » est désactivé, seules les tâches ouvertes sont renvoyées.
Rechercher des tâches
Trouve les tâches de l'espace de travail dont le nom ou la description contient votre texte, les plus récemment modifiées d'abord. Fonctionne uniquement avec les formules Asana payantes ; une tâche créée à l'instant peut mettre jusqu'à une minute à apparaître dans la recherche.
Modifier la tâche
Change le nom, la description, la personne assignée, l'échéance ou l'état de la tâche ; les champs vides restent inchangés.
Sous-tâcheAction · Étape de flux2
Créer une sous-tâche
Crée une sous-tâche sous la tâche choisie au nom de la personne qui a connecté Asana.
Obtenir les sous-tâches
Renvoie les sous-tâches de la tâche sous forme de liste.
CommentaireAction · Étape de flux2
Ajouter un commentaire
Écrit un commentaire sur la tâche au nom de la personne qui a connecté Asana.
Obtenir les commentaires
Renvoie les commentaires de la tâche sous forme de liste, les plus récents d'abord. Les entrées propres à Asana (comme « a déplacé cette tâche ») ne sont pas incluses.
ÉtiquetteAction · Étape de flux2
Ajouter une étiquette
Ajoute à la tâche une étiquette de l'espace de travail.
Retirer une étiquette
Retire une étiquette de la tâche ; l'étiquette reste dans l'espace de travail.
Projets de la tâcheAction · Étape de flux2
Ajouter à un projet
Ajoute la tâche à un autre projet ; elle reste aussi dans ses projets actuels.
Retirer d'un projet
Sort la tâche du projet choisi ; la tâche n'est pas supprimée.
ProjetAction · Étape de flux5
Créer un projet
Crée un projet dans l'espace de travail au nom de la personne qui a connecté Asana. Dans un espace de travail créé avec le domaine de l'entreprise, un projet doit appartenir à une équipe ; choisissez l'équipe.
Supprimer le projet
Supprime le projet ; cette action peut être irréversible.
Obtenir le projet
Lit le nom, la description, le propriétaire, l'équipe et l'échéance du projet.
Lister les projets
Renvoie les projets de l'espace de travail, ou de l'équipe choisie, sous forme de liste. Les projets archivés ne sont inclus qu'avec « Inclure les archivés ».
Modifier le projet
Change le nom, la description, le propriétaire ou l'échéance du projet, ou l'archive ou le désarchive ; les champs vides restent inchangés.
UtilisateurAction · Étape de flux2
Obtenir l'utilisateur
Lit le nom et l'e-mail d'un utilisateur Asana. Vous pouvez aussi indiquer l'utilisateur par son adresse e-mail.
Lister les utilisateurs
Renvoie les personnes de l'espace de travail sous forme de liste.
Exemples de conversations
Visiteur: J'ai demandé un devis entreprise sur votre site, mais personne ne m'a répondu.
Agent: Toutes mes excuses. Pouvez-vous m'indiquer le nom de votre entreprise et une adresse e-mail où vous joindre ? Je transmets tout de suite à notre équipe commerciale.
Visiteur: Atlas Logistique, achats@atlaslogistique.fr
Agent: J'ai transmis votre demande à notre équipe commerciale ; elle vous répondra par e-mail.
En coulisses: L'étape « Créer une tâche » crée dans le projet Ventes la tâche « Demande de devis : Atlas Logistique », avec le nom de l'entreprise et l'e-mail dans la description. Comme « Urgent » est coché dans l'étape, la tâche passe en haut du projet.
Visiteur: Encore une chose : le devis doit porter sur une flotte de 20 véhicules.
Agent: Je l'ai ajouté à votre demande ; notre équipe le verra.
En coulisses: L'étape « Ajouter un commentaire » écrit la note du visiteur sur la tâche qui vient d'être créée.
Visiteur: J'ai demandé un devis la semaine dernière depuis achats@atlaslogistique.fr. Où en est-on ?
Agent: Votre demande est à l'étape « Devis en préparation » chez notre équipe ; l'envoi du devis est prévu d'ici le 14 novembre.
En coulisses: L'étape « Rechercher des tâches » trouve la tâche grâce à l'e-mail du visiteur, et l'étape « Obtenir la tâche » lit sa section et son échéance ; l'agent les donne dans la langue du visiteur. La recherche nécessite une formule Asana payante.
Configuration
- 1Dans Agenola, allez dans Intégrations → Asana et cliquez sur « Se connecter à Asana ».
- 2Accordez l'accès sur l'écran de consentement d'Asana.
- 3Dans l'éditeur de flux, ajoutez l'étape « Créer une tâche » via Ajouter une étape → Intégrations → Asana, et choisissez le projet dans l'étape.
Configuration détaillée : Comment connecter Asana ?
Autorisations et destination de vos données
- Envoyé à Asana : le nom, la description, la personne assignée, l'échéance et l'étiquette de la tâche ; les commentaires, sous-tâches et projets ; les champs que vous définissez dans l'étape.
- Lu depuis Asana : uniquement quand une étape le demande, les informations sur les tâches, commentaires, projets et utilisateurs ; pour les sélecteurs, les espaces de travail, équipes, projets, personnes et étiquettes du compte connecté.
- Autorisations demandées : lire les espaces de travail, équipes, utilisateurs et étiquettes ; lire, écrire et supprimer projets et tâches ; lire et écrire des commentaires. Aucun accès complet à votre compte Asana n'est demandé.
- Les données de connexion sont chiffrées sur le serveur. Seuls le propriétaire et les administrateurs de votre espace de travail Agenola peuvent créer ou retirer la connexion ; quand elle est retirée, l'accès d'Agenola dans Asana l'est aussi.
Intégrations liées
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Questions fréquentes
Comment repérer les tâches venues du chat ?
Dirigez les étapes Asana vers un projet dédié (par ex. « Demandes entrantes ») ou choisissez une étiquette dans l'étape ; les tâches sont créées avec cette étiquette.
Nous sommes dans plusieurs espaces de travail Asana. Que faire ?
Choisissez l'espace de travail dans l'étape ; les listes de projets, de personnes et d'étiquettes viennent de cet espace. Avec un seul espace de travail, vous pouvez laisser le champ vide.
Au nom de qui les tâches sont-elles créées ?
Au nom de la personne qui a créé la connexion, et uniquement dans les projets auxquels elle a accès. Se connecter avec un compte d'équipe partagé évite que la connexion casse quand les personnes changent.