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Zoho-CRM-Integration: Besucher aus dem Chat werden in Zoho CRM als Leads gespeichert

Die Zoho-CRM-Integration von Agenola verbindet Ihren Agenten mit Ihrem Zoho CRM: Der Agent findet den Besucher per E-Mail unter Ihren Leads und Kontakten, legt ihn als neuen Lead an, wenn er dort noch nicht ist, hinterlässt seine Antworten als Notiz und legt eine Folgeaufgabe für Ihr Team an. Er kann einen Lead in einen Kontakt, einen Account und einen Geschäftsabschluss konvertieren und Geschäftsabschlüsse lesen und aktualisieren. Die Verbindung erfolgt mit einem Klick über Ihr Zoho-Konto.

So funktioniert es

Zoho-CRM-Schritte werden einem Flow hinzugefügt oder im Tab „Integrationen“ des Schritts KI-Assistent eingeschaltet. In jedem Schritt wird ein Lead oder Kontakt über seine ID oder E-Mail-Adresse gefunden; die E-Mail, die der Besucher angibt, genügt.

Weitere Felder in Zoho CRM tragen Sie im Feld „Weitere Felder“ mit dem Namen ein, den sie in Zoho haben; bei Auswahllisten genügt der Name der Option.

Eine Notiz wird mit dem genannten Lead, Kontakt, Account oder Geschäftsabschluss verknüpft und erscheint in den Notizen des Eintrags. Was der Besucher schreibt, wird als reiner Text gespeichert.

  • Gibt es bereits einen Lead mit dieser E-Mail, geht „Lead anlegen“ in seinen Fehlerzweig; dort können Sie „Lead aktualisieren“ mit derselben E-Mail verwenden. So wird derselbe Besucher nicht zweimal angelegt.
  • „Lead konvertieren“ macht aus dem Eintrag einen Kontakt und einen Account; geben Sie Name, Abschlussdatum und Phase eines Geschäftsabschlusses an, wird auch ein Geschäftsabschluss angelegt.
  • Die Phase eines Geschäftsabschlusses können Sie mit ihrem Namen in Zoho CRM angeben.
  • Schritte arbeiten mit dem Zoho-CRM-Zugriff der Person, die verbindet, und sehen nur die Einträge, die diese Person sehen kann.
  • Der Schritt, der eine Aufgabe löscht, läuft erst, wenn das Bestätigungsfeld am Schritt angehakt ist.

Was es leistet

Diese Liste stammt aus derselben Quelle wie die Zoho CRM-Seite im Dashboard: Was hier nicht steht, machen wir mit Zoho CRM nicht. Flow-Schritte finden Sie im Flow-Editor unter Schritt hinzufügen → Integrationen → Zoho CRM.

LeadAktion · Flow-Schritt5

  • Lead anlegen

    Legt einen neuen Lead an; der Nachname ist Pflicht. Gibt es bereits einen Lead mit dieser E-Mail, endet der Schritt mit „Eintrag existiert bereits“; verwenden Sie dann „Lead aktualisieren“ mit der E-Mail.

  • Lead abrufen

    Liest Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Status und Zoho-CRM-Seite des Leads. Der Lead wird über seine ID oder E-Mail-Adresse gefunden.

  • Lead aktualisieren

    Ändert die ausgefüllten Felder und lässt die übrigen unverändert. Der Lead wird über seine ID oder E-Mail-Adresse gefunden.

  • Leads suchen

    Sucht in Namen, E-Mails, Telefonnummern und Unternehmen und gibt die Treffer als Liste zurück. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, wird nur in E-Mails gesucht. Ohne Suchtext werden die neuesten Leads zurückgegeben.

  • Lead konvertieren

    Macht aus dem Lead einen Kontakt und aus seinem Unternehmen einen Account. Geben Sie einen Namen für den Geschäftsabschluss ein, wird auch ein Geschäftsabschluss angelegt; dann sind auch Abschlussdatum und Phase nötig.

KontaktAktion · Flow-Schritt5

  • Kontakt abrufen

    Liest Name, E-Mail, Telefon, Position, Account und Zoho-CRM-Seite des Kontakts. Der Kontakt wird über seine ID oder E-Mail-Adresse gefunden.

  • Kontakt anlegen

    Legt einen neuen Kontakt an; der Nachname ist Pflicht. Gibt es bereits einen Kontakt mit dieser E-Mail, endet der Schritt mit „Eintrag existiert bereits“; verwenden Sie dann „Kontakt aktualisieren“ mit der E-Mail.

  • Kontakt aktualisieren

    Ändert die ausgefüllten Felder und lässt die übrigen unverändert. Der Kontakt wird über seine ID oder E-Mail-Adresse gefunden.

  • Kontakte suchen

    Sucht in Namen, E-Mails und Telefonnummern und gibt die passenden Kontakte als Liste zurück. Ohne Suchtext werden die neuesten Kontakte zurückgegeben.

  • Geschäftsabschlüsse des Kontakts abrufen

    Gibt die mit dem Kontakt verknüpften Geschäftsabschlüsse als Liste zurück.

AccountAktion · Flow-Schritt3

  • Account abrufen

    Liest Name, Website, Telefon, Stadt und Zoho-CRM-Seite des Accounts.

  • Account anlegen

    Legt einen neuen Account an.

  • Accounts suchen

    Sucht in Account-Namen, Websites und Telefonnummern und gibt die Treffer als Liste zurück. Ohne Suchtext werden die neuesten Accounts zurückgegeben.

GeschäftsabschlussAktion · Flow-Schritt4

  • Geschäftsabschluss abrufen

    Liest Name, Betrag, Phase, Pipeline, Abschlussdatum und Zoho-CRM-Seite des Geschäftsabschlusses.

  • Geschäftsabschluss mit benutzerdefinierten Feldern abrufen

    Liest den Geschäftsabschluss und als Liste die Werte der Felder, die Ihr Team in Zoho CRM hinzugefügt hat.

  • Geschäftsabschluss aktualisieren

    Ändert die ausgefüllten Felder und lässt die übrigen unverändert. Wird eine Phase einer anderen Pipeline gewählt, wird der Geschäftsabschluss dorthin verschoben.

  • Geschäftsabschlüsse suchen

    Sucht in Namen von Geschäftsabschlüssen und anderen durchsuchbaren Feldern und gibt die Treffer als Liste zurück. Ohne Suchtext werden die neuesten Geschäftsabschlüsse zurückgegeben.

NotizAktion · Flow-Schritt3

  • Notiz hinzufügen

    Fügt dem genannten Lead, Kontakt, Account oder Geschäftsabschluss eine Notiz hinzu; sie erscheint in den Notizen des Eintrags. Eine Notiz gehört zu genau einem Eintrag: Füllen Sie nur eines dieser vier Felder aus.

  • Notiz abrufen

    Liest Titel, Text, zugehörigen Eintrag und Datum einer Notiz.

  • Notizen abrufen

    Gibt die Notizen des genannten Eintrags als Liste zurück, die neuesten zuerst. Ohne Eintrag werden die neuesten Notizen zurückgegeben.

AufgabeAktion · Flow-Schritt5

  • Aufgabe anlegen

    Legt eine Aufgabe für Ihr Team an; weist sie auf Wunsch jemandem zu und verknüpft sie mit einem Kontakt und einem Lead, Account oder Geschäftsabschluss. Eine mit einem Lead verknüpfte Aufgabe kann nicht zusätzlich mit einem Kontakt verknüpft werden.

  • Aufgabe abrufen

    Liest Betreff, Status, Priorität, Fälligkeitsdatum und Beschreibung der Aufgabe.

  • Aufgabe aktualisieren

    Ändert die ausgefüllten Felder und lässt die übrigen unverändert. Wählen Sie den Status für erledigt, um die Aufgabe abzuschließen.

  • Aufgabe löschen

    Löscht die Aufgabe; sie kommt in Zoho CRM in den Papierkorb.

  • Aufgaben abrufen

    Gibt Aufgaben als Liste zurück, die neuesten zuerst; Sie können nach Status, Verantwortlichem und verknüpftem Eintrag filtern.

Beispielgespräche

Ein neuer Besucher wird als Lead angelegt

Besucher: Ich hätte gern einen Preis für Mehrfachlizenzen für unser Team. Ich heiße Deniz Aydın, meine E-Mail ist deniz@beispiel.de.

Agent: Danke, Deniz. Für wie viele Personen ist das Team?

Besucher: 25 Personen.

Agent: Notiert; unser Vertriebsteam meldet sich wegen eines Angebots für 25 Personen bei Ihnen.

Hinter den Kulissen: „Lead anlegen“ trägt Deniz in Zoho CRM ein. „Notiz hinzufügen“ schreibt die Teamgröße an den Eintrag, und „Aufgabe anlegen“ legt für das Vertriebsteam eine Rückruf-Aufgabe an.

Ein bekannter Kunde wird erkannt

Besucher: Ich habe letzte Woche ein Angebot bekommen, wie ist der Stand? Meine E-Mail ist can@beispiel.de.

Agent: Ihr Angebot ist in der Phase „Angebot gesendet“; der Betrag liegt bei 12.000 €, das Abschlussdatum ist der 30. November. Wenn Sie Fragen haben, gebe ich sie an das Team weiter.

Hinter den Kulissen: „Geschäftsabschlüsse des Kontakts abrufen“ findet den Kontakt per E-Mail und holt seine Geschäftsabschlüsse; der Agent liest Phase, Betrag und Abschlussdatum.

Ein angenommenes Angebot wird zum Geschäftsabschluss

Besucher: Wir nehmen Ihr Angebot an; können Sie den Vertrag schicken? Meine E-Mail ist ece@beispiel.de.

Agent: Sehr gut. Ich habe es an unser Team weitergegeben; es meldet sich wegen des Vertrags bei Ihnen.

Hinter den Kulissen: „Lead konvertieren“ macht aus Ece einen Kontakt und aus dem Unternehmen einen Account und legt einen Geschäftsabschluss mit Abschlussdatum und Phase an; „Aufgabe anlegen“ hinterlässt dem Team eine Vertragsaufgabe.

Einrichtung

  1. 1Klicken Sie in Agenola unter Integrationen → Zoho CRM auf „Mit Zoho CRM verbinden“ und geben Sie mit Ihrem Zoho-Konto Zugriff; haben Sie mehrere Organisationen, wählen Sie die zu verbindende aus.
  2. 2Fügen Sie im Agenten-Editor Zoho-CRM-Schritte hinzu; tragen Sie im Feld für Lead oder Kontakt die Variable mit der E-Mail des Besuchers ein.
  3. 3Wählen Sie in Notiz- und Aufgabenschritten, mit welchem Lead, Kontakt, Account oder Geschäftsabschluss der Eintrag verknüpft wird und wem die Aufgabe zugewiesen wird.

Ausführliche Einrichtung: Wie verbinde ich Zoho CRM?

Berechtigungen und wohin Ihre Daten gehen

  • An Zoho CRM gesendet: die Felder, die Sie im Schritt ausfüllen (etwa Name, E-Mail und Telefon des Besuchers), Notiz- und Aufgabentexte und die zu verknüpfenden Einträge.
  • Aus Zoho CRM gelesen: die Angaben zu Lead, Kontakt, Account, Geschäftsabschluss, Notiz und Aufgabe, die der Schritt abfragt; für die Listen im Schritt Benutzer, Phasen, Optionen für Quelle, Status und Priorität sowie Felddefinitionen.
  • Angefragte Berechtigungen: Leads, Kontakte und Accounts anlegen, lesen und aktualisieren; Geschäftsabschlüsse lesen und aktualisieren; Notizen hinzufügen und lesen; Aufgaben anlegen, lesen, aktualisieren und löschen; Benutzer, Organisationsangaben und Feldeinstellungen lesen; Suche. Eine Berechtigung zum Löschen von Leads, Kontakten, Accounts oder Geschäftsabschlüssen wird nicht angefragt.
  • Schritte arbeiten mit dem Zoho-CRM-Zugriff der Person, die verbindet. Verbindungsdaten werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert. Nur der Workspace-Inhaber und Admins richten die Verbindung ein oder entfernen sie; beim Entfernen wird auch der Zugriff von Agenola in Zoho entfernt, Ihre Einträge bleiben in Zoho CRM.

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Häufig gestellte Fragen

Kann ein Besucher den Zoho-CRM-Eintrag einer anderen Person sehen?

Die Identität des Besuchers wird nicht geprüft: Wer die E-Mail einer anderen Person eingibt, kann sehen, was der Schritt liest. Deshalb wählen Sie, welche Ausgaben des Schritts dem Besucher gezeigt werden; zeigen Sie Angaben wie Telefonnummer oder Betrag eines Geschäftsabschlusses nur, wenn nötig.

Wird mit derselben E-Mail ein zweiter Lead angelegt?

Nein. „Lead anlegen“ und „Kontakt anlegen“ suchen zuerst nach der E-Mail; gibt es den Eintrag schon, gehen sie in den Fehlerzweig und Sie können den vorhandenen Eintrag aktualisieren.

Kann ich meine eigenen Felder in Zoho CRM verwenden?

Ja. Im Feld „Weitere Felder“ tragen Sie den Namen des Felds ein, wie er in Zoho CRM angezeigt wird, und seinen Wert; bei Auswahllisten genügt der Name der Option. „Geschäftsabschluss mit benutzerdefinierten Feldern abrufen“ liest die Werte der Felder, die Ihr Team hinzugefügt hat.

Mein Zoho-Konto liegt in Europa; funktioniert es?

Ja. Zoho hält jedes Konto in einem Rechenzentrum; die Verbindung findet das Rechenzentrum Ihres Kontos selbst. Zoho in China (zoho.com.cn) wird nicht unterstützt.

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