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HubSpot-Integration: Besucher aus dem Chat werden in HubSpot als Kontakte, Notizen und Aufgaben gespeichert

Die HubSpot-Integration von Agenola verbindet Ihren Agenten mit Ihrem HubSpot-CRM: Der Agent findet den Besucher anhand der E-Mail in Ihren Kontakten, legt ihn als neuen Kontakt an, falls er fehlt, hinterlegt die Antworten des Besuchers als Notiz und erstellt eine Folgeaufgabe für Ihr Team. Er kann außerdem Deals lesen und aktualisieren und Datensätze einander zuordnen. Sie verbinden sie mit einem Klick über Ihr HubSpot-Konto.

So funktioniert es

HubSpot-Schritte werden einem Flow hinzugefügt oder im Tab Integrationen des Schritts KI-Assistent eingeschaltet. In jedem Schritt wird ein Kontakt über die Datensatz-ID oder die E-Mail-Adresse gefunden; die E-Mail, die der Besucher angibt, genügt.

Die Schritte zum Erstellen und Aktualisieren von Kontakten bringen Felder wie Vorname, Nachname, Telefon, Unternehmen und Lebenszyklusphase bereits mit. Eigenschaften, die Sie in HubSpot angelegt haben, tragen Sie im Feld „Weitere Eigenschaften“ mit dem Namen ein, den sie in HubSpot haben.

Notizen und Aufgaben werden dem angegebenen Kontakt, Unternehmen oder Deal zugeordnet und erscheinen in HubSpot im Verlauf des Datensatzes. Was der Besucher schreibt, wird als reiner Text gespeichert.

  • Gibt es bereits einen Kontakt mit dieser E-Mail, geht „Kontakt erstellen“ in den Fehlerzweig; dort können Sie „Kontakt aktualisieren“ mit derselben E-Mail verwenden.
  • „Deal mit eigenen Eigenschaften abrufen“ liest auch die Werte der Eigenschaften, die Ihr Team in HubSpot angelegt hat.
  • Schritte, die eine Aufgabe löschen oder eine Zuordnung entfernen, laufen erst, wenn das Bestätigungsfeld im Schritt angehakt ist.
  • Eine gelöschte Aufgabe landet im Papierkorb von HubSpot und lässt sich 90 Tage lang wiederherstellen.

Was es leistet

Diese Liste stammt aus derselben Quelle wie die HubSpot-Seite im Dashboard: Was hier nicht steht, machen wir mit HubSpot nicht. Flow-Schritte finden Sie im Flow-Editor unter Schritt hinzufügen → Integrationen → HubSpot.

KontaktAktion · Flow-Schritt7

  • Kontakt abrufen

    Liest Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen und HubSpot-Seite eines Kontakts, per Datensatz-ID oder E-Mail-Adresse.

  • Kontakt erstellen

    Legt einen neuen Kontakt an. Gibt es bereits einen Kontakt mit dieser E-Mail, endet der Schritt mit „Eintrag existiert bereits“; verwenden Sie dann „Kontakt aktualisieren“ mit der E-Mail.

  • Kontakt aktualisieren

    Ändert die ausgefüllten Felder und lässt die übrigen unverändert. Der Kontakt wird per Datensatz-ID oder E-Mail-Adresse gefunden.

  • Kontakte suchen

    Sucht in Namen, E-Mails, Telefonnummern und Unternehmen und gibt die passenden Kontakte als Liste zurück, die neuesten zuerst.

  • Notizen eines Kontakts abrufen

    Gibt die Notizen eines Kontakts als Liste zurück, die neuesten zuerst.

  • Aufgaben eines Kontakts abrufen

    Gibt die Aufgaben eines Kontakts als Liste zurück, die neuesten zuerst.

  • Unternehmen eines Kontakts abrufen

    Gibt die Unternehmen, denen ein Kontakt zugeordnet ist, als Liste zurück.

UnternehmenAktion · Flow-Schritt3

  • Unternehmen abrufen

    Liest Name, Domain, Telefon, Standort und HubSpot-Seite eines Unternehmens.

  • Unternehmen erstellen

    Legt ein neues Unternehmen an.

  • Unternehmen suchen

    Sucht in Namen, Domains, Websites und Telefonnummern und gibt die passenden Unternehmen als Liste zurück, die neuesten zuerst.

DealAktion · Flow-Schritt4

  • Deal abrufen

    Liest Name, Betrag, Phase, Abschlussdatum und HubSpot-Seite eines Deals.

  • Deal mit eigenen Eigenschaften abrufen

    Liest den Deal und als Liste die Werte der Eigenschaften, die Ihr Team in HubSpot angelegt hat.

  • Deal aktualisieren

    Ändert die ausgefüllten Felder und lässt die übrigen unverändert. Wählen Sie eine Phase einer anderen Pipeline, wird der Deal dorthin verschoben.

  • Deals suchen

    Sucht in Namen, Phasen, Typen und Beschreibungen und gibt die passenden Deals als Liste zurück, die neuesten zuerst.

NotizAktion · Flow-Schritt3

  • Notiz erstellen

    Fügt dem angegebenen Kontakt, Unternehmen oder Deal eine Notiz hinzu; sie erscheint in HubSpot in dessen Aktivitätenverlauf.

  • Notiz abrufen

    Liest Text und Datum einer Notiz.

  • Notizen suchen

    Sucht im Notiztext und gibt die passenden Notizen als Liste zurück, die neuesten zuerst. Lässt sich auf einen Kontakt, ein Unternehmen oder einen Deal beschränken.

AufgabeAktion · Flow-Schritt5

  • Aufgabe abrufen

    Liest Titel, Status, Priorität und Fälligkeitsdatum einer Aufgabe.

  • Aufgabe erstellen

    Erstellt eine Aufgabe für Ihr Team, auf Wunsch einer Person zugewiesen und einem Kontakt, Unternehmen oder Deal zugeordnet. Ohne Fälligkeitsdatum ist sie heute fällig.

  • Aufgabe aktualisieren

    Ändert die ausgefüllten Felder und lässt die übrigen unverändert.

  • Aufgabe löschen

    Verschiebt die Aufgabe in den Papierkorb von HubSpot; dort lässt sie sich 90 Tage lang wiederherstellen.

  • Aufgaben suchen

    Sucht in Titeln und Beschreibungen von Aufgaben und gibt die passenden Aufgaben als Liste zurück, die neuesten zuerst.

ZuordnungAktion · Flow-Schritt3

  • Zuordnung erstellen

    Ordnet zwei Datensätze, etwa einen Kontakt und ein Unternehmen, mit der Standardzuordnung von HubSpot einander zu.

  • Zuordnungen abrufen

    Gibt die Datensätze des gewählten Typs, denen ein Datensatz zugeordnet ist, als Liste zurück.

  • Zuordnung entfernen

    Entfernt alle Zuordnungen zwischen den beiden Datensätzen. Die Datensätze selbst bleiben erhalten.

Beispielgespräche

Ein neuer Besucher wird als Kontakt angelegt, und das Team erhält eine Aufgabe

Besucher: Ich möchte mehr über Ihr Business-Paket erfahren. Ich bin Deniz, meine E-Mail ist deniz@beispiel.de.

Agent: Danke, Deniz. Unser Vertriebsteam ruft Sie an. Welcher Tag und welche Uhrzeit passen Ihnen?

Besucher: Morgen Nachmittag.

Agent: Notiert; unser Team ruft Sie morgen Nachmittag an.

Hinter den Kulissen: „Kontakt erstellen“ legt Deniz in HubSpot an. „Aufgabe erstellen“ erstellt für das Vertriebsteam eine Anrufaufgabe für morgen und ordnet sie dem Kontakt zu; „Notiz erstellen“ schreibt die Anfrage des Besuchers in den Verlauf des Kontakts.

Ein bestehender Kunde wird erkannt

Besucher: Ich habe letzte Woche ein Angebot bekommen. Wie ist der Stand? Meine E-Mail ist can@beispiel.de.

Agent: Ihr Angebot ist in der Phase „Angebot gesendet“; der Betrag ist 12.000 € und das Abschlussdatum der 30. November. Wenn Sie Fragen haben, gebe ich sie an das Team weiter.

Hinter den Kulissen: „Kontakt abrufen“ findet den Kontakt über die E-Mail; „Zuordnungen abrufen“ liest die Deals des Kontakts, und „Deal abrufen“ liest Phase und Betrag des Deals.

Am Ende des Gesprächs wird eine Notiz hinterlegt

Besucher: Meine Bestellung kam zu spät, und ich hätte die Rechnung gern auf meine Firma. Meine E-Mail ist ece@beispiel.de.

Agent: Entschuldigen Sie die Verspätung. Ihre Bitte um eine Rechnung auf Ihre Firma habe ich an unser Team weitergegeben.

Hinter den Kulissen: „Notiz erstellen“ hinterlegt, was der Besucher geschildert hat, als Notiz beim über die E-Mail gefundenen Kontakt; das Team sieht sie in HubSpot.

Einrichtung

  1. 1Gehen Sie in Agenola zu Integrationen → HubSpot, klicken Sie auf „Mit HubSpot verbinden“ und erteilen Sie mit Ihrem HubSpot-Konto Zugriff. Zum Verbinden müssen Sie in HubSpot Super-Admin sein oder Apps installieren dürfen.
  2. 2Fügen Sie im Agenten-Editor die HubSpot-Schritte hinzu; tragen Sie im Feld Kontakt die Variable mit der E-Mail des Besuchers ein.
  3. 3Wählen Sie in Aufgaben- und Notizschritten, wem die Aufgabe zugewiesen wird und welchem Datensatz sie zugeordnet ist.

Ausführliche Einrichtung: Wie verbinde ich HubSpot?

Berechtigungen und wohin Ihre Daten gehen

  • An HubSpot gesendet: die Felder, die Sie im Schritt ausfüllen (etwa Name, E-Mail und Telefon des Besuchers), Notiz- und Aufgabentexte und die zuzuordnenden Datensätze.
  • Aus HubSpot gelesen: die Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Notiz- und Aufgabendaten, die ein Schritt abfragt; für die Listen im Schritt die zuständigen Personen, Pipelines und Eigenschaftsdefinitionen.
  • Angefragte Berechtigungen: Kontakte, Unternehmen und Deals lesen und schreiben; zuständige Personen und Eigenschaftsdefinitionen lesen. Berechtigungen für Marketing-E-Mails, Tickets und Rechnungen werden nicht angefragt.
  • Verbindungsdaten werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert. Nur der Workspace-Inhaber und Admins können die Verbindung herstellen oder entfernen; beim Entfernen wird auch der Zugriff von Agenola in HubSpot entfernt, Ihre Datensätze bleiben in HubSpot.

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Häufig gestellte Fragen

Funktioniert es mit dem kostenlosen HubSpot-Tarif?

Ja. Kontakte, Unternehmen, Deals, Notizen und Aufgaben gehören zum kostenlosen CRM von HubSpot; alles, was diese Integration nutzt, funktioniert in jedem Tarif.

Kann ein Besucher die Daten einer anderen Person sehen?

Die Identität des Besuchers wird nicht geprüft: Wer die E-Mail einer anderen Person eingibt, kann die Daten sehen, die der Schritt liest. Deshalb wählen Sie selbst, welche Ausgaben des Schritts dem Besucher gezeigt werden; zeigen Sie Angaben wie Telefonnummer oder Deal-Betrag nur, wenn es nötig ist.

Wird derselbe Kontakt doppelt angelegt?

Nein. In HubSpot gehört eine E-Mail zu genau einem Kontakt; ein zweites „Kontakt erstellen“ mit derselben E-Mail geht in den Fehlerzweig, und Sie können den bestehenden Kontakt aktualisieren.

Kann ich meine eigenen HubSpot-Eigenschaften verwenden?

Ja. Im Feld „Weitere Eigenschaften“ tragen Sie den Namen der Eigenschaft, wie er in HubSpot angezeigt wird, und ihren Wert ein; bei Auswahllisten genügt der Name der Option. „Deal mit eigenen Eigenschaften abrufen“ liest die Werte dieser Eigenschaften.

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