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Integración con Asana: la solicitud de un visitante se convierte en una tarea en tu proyecto de Asana
La integración de Agenola con Asana crea una tarea en tu proyecto de Asana para una solicitud o un problema que plantea un visitante, lee el estado de la tarea y se lo dice al visitante, y añade comentarios y subtareas. Se conecta en un clic con tu cuenta de Asana.
Cómo funciona
La tarea se crea con un paso de Asana que añades al flujo, o con una acción que activas en la pestaña Integraciones del paso Asistente de IA. Las solicitudes de soporte no llegan solas a Asana.
El espacio de trabajo y el proyecto se eligen en el paso, no en la página de conexión. Si tu cuenta de Asana está en un solo espacio de trabajo, puedes dejarlo vacío; si está en varios, tienes que elegirlo en el paso.
Los pasos cubren crear, obtener, listar, buscar, actualizar y eliminar tareas; subtareas, comentarios, etiquetas, los proyectos de una tarea, proyectos y datos de usuarios.
- Las tareas marcadas como urgentes pasan al principio del proyecto, así el equipo las ve primero.
- Los pasos de Asana se ejecutan en nombre de la persona que hizo la conexión: las tareas se crean en su nombre y solo en proyectos a los que tiene acceso.
- Los pasos de eliminación no se ejecutan hasta marcar la casilla de confirmación del paso.
- El paso «Buscar tareas» usa la búsqueda avanzada de Asana y solo funciona en los planes de pago de Asana.
Qué hace
Esta lista se genera desde la misma fuente que la página de Asana en el panel: si no aparece aquí, no lo hacemos con Asana. Los pasos del flujo están en el editor de flujos, en Añadir paso → Integraciones → Asana.
TareaAcción · Paso del flujo6
Crear tarea
Crea una tarea en el proyecto elegido en nombre de la persona que conectó Asana. Si está marcada como urgente, la tarea pasa al principio del proyecto.
Eliminar tarea
Elimina la tarea. Queda 30 días en la papelera de la persona que conectó Asana y puede restaurarse desde ahí; después se borra definitivamente.
Obtener tarea
Lee el nombre, el estado, la persona asignada, el vencimiento, los proyectos, las etiquetas y la descripción de la tarea.
Listar tareas
Devuelve las tareas del proyecto elegido como lista. Con «Incluir completadas» desactivado, solo devuelve las tareas abiertas.
Buscar tareas
Encuentra las tareas del espacio de trabajo cuyo nombre o descripción contiene tu texto, primero las modificadas más recientemente. Solo funciona en los planes de pago de Asana; una tarea recién creada puede tardar hasta un minuto en aparecer en la búsqueda.
Actualizar tarea
Cambia el nombre, la descripción, la persona asignada, el vencimiento o el estado de la tarea; los campos vacíos no se modifican.
SubtareaAcción · Paso del flujo2
Crear subtarea
Crea una subtarea bajo la tarea elegida en nombre de la persona que conectó Asana.
Obtener subtareas
Devuelve las subtareas de la tarea como lista.
ComentarioAcción · Paso del flujo2
Añadir comentario
Escribe un comentario en la tarea en nombre de la persona que conectó Asana.
Obtener comentarios
Devuelve los comentarios de la tarea como lista, primero los más recientes. No incluye las entradas propias de Asana (como «movió esta tarea»).
EtiquetaAcción · Paso del flujo2
Añadir etiqueta
Añade a la tarea una etiqueta del espacio de trabajo.
Quitar etiqueta
Quita una etiqueta de la tarea; la etiqueta sigue en el espacio de trabajo.
Proyectos de la tareaAcción · Paso del flujo2
Añadir a un proyecto
Añade la tarea a otro proyecto; también sigue en sus proyectos actuales.
Quitar de un proyecto
Saca la tarea del proyecto elegido; la tarea no se elimina.
ProyectoAcción · Paso del flujo5
Crear proyecto
Crea un proyecto en el espacio de trabajo en nombre de la persona que conectó Asana. En un espacio de trabajo creado con el dominio de la empresa, el proyecto debe pertenecer a un equipo; elige el equipo.
Eliminar proyecto
Elimina el proyecto; puede que no se pueda deshacer.
Obtener proyecto
Lee el nombre, la descripción, el propietario, el equipo y el vencimiento del proyecto.
Listar proyectos
Devuelve los proyectos del espacio de trabajo, o del equipo elegido, como lista. Los proyectos archivados solo se incluyen con «Incluir archivados» activado.
Actualizar proyecto
Cambia el nombre, la descripción, el propietario o el vencimiento del proyecto, o lo archiva o desarchiva; los campos vacíos no se modifican.
UsuarioAcción · Paso del flujo2
Obtener usuario
Lee el nombre y el correo de un usuario de Asana. También puedes indicar el usuario por su dirección de correo.
Listar usuarios
Devuelve las personas del espacio de trabajo como lista.
Conversaciones de ejemplo
Visitante: Pedí un presupuesto para empresa en vuestra web, pero nadie me ha contestado.
Agente: Lo siento. ¿Me indicas el nombre de tu empresa y un correo donde podamos contactarte? Se lo paso ahora mismo a nuestro equipo de ventas.
Visitante: Atlas Logística, compras@atlaslogistica.es
Agente: He pasado tu solicitud a nuestro equipo de ventas; te responderán por correo.
Entre bastidores: El paso «Crear tarea» crea en el proyecto Ventas la tarea «Solicitud de presupuesto: Atlas Logística», con el nombre de la empresa y el correo en la descripción. Como «Urgente» está marcado en el paso, la tarea pasa al principio del proyecto.
Visitante: Una cosa más: el presupuesto tiene que ser para una flota de 20 vehículos.
Agente: Lo he añadido a tu solicitud; nuestro equipo lo verá.
Entre bastidores: El paso «Añadir comentario» escribe la nota del visitante en la tarea que se acaba de crear.
Visitante: La semana pasada pedí un presupuesto desde compras@atlaslogistica.es. ¿Cómo va?
Agente: Tu solicitud está en la fase «Preparando presupuesto» con nuestro equipo; está previsto enviarlo antes del 14 de noviembre.
Entre bastidores: El paso «Buscar tareas» encuentra la tarea por el correo del visitante, y el paso «Obtener tarea» lee su sección y su vencimiento; el agente lo dice en el idioma del visitante. La búsqueda requiere un plan de pago de Asana.
Configuración
- 1En Agenola, ve a Integraciones → Asana y pulsa «Conectar con Asana».
- 2Da acceso en la pantalla de consentimiento de Asana.
- 3En el editor de flujos, añade el paso «Crear tarea» desde Añadir paso → Integraciones → Asana y elige el proyecto en el paso.
Configuración detallada: ¿Cómo conecto Asana?
Permisos y adónde van tus datos
- Se envía a Asana: el nombre, la descripción, la persona asignada, el vencimiento y la etiqueta de la tarea; comentarios, subtareas y proyectos; los campos que defines en el paso.
- Se lee de Asana: solo cuando un paso lo pide, datos de tareas, comentarios, proyectos y usuarios; para los selectores, los espacios de trabajo, equipos, proyectos, personas y etiquetas de la cuenta conectada.
- Permisos solicitados: leer espacios de trabajo, equipos, usuarios y etiquetas; leer, escribir y eliminar proyectos y tareas; leer y escribir comentarios. No se solicita acceso completo a tu cuenta de Asana.
- Los datos de conexión se guardan cifrados en el servidor. Solo el propietario y los administradores de tu espacio de trabajo de Agenola pueden conectarla o quitarla; al quitarla, también se quita el acceso de Agenola en Asana.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo distingo las tareas que vienen del chat?
Dirige los pasos de Asana a un proyecto propio (por ejemplo, «Solicitudes entrantes») o elige una etiqueta en el paso; las tareas se crean con esa etiqueta.
Estamos en varios espacios de trabajo de Asana. ¿Qué hacemos?
Elige el espacio de trabajo en el paso; las listas de proyectos, personas y etiquetas vienen de ese espacio. Con un solo espacio de trabajo, puedes dejar el campo vacío.
¿En nombre de quién se crean las tareas?
En el de la persona que hizo la conexión, y solo en proyectos a los que tiene acceso. Conectar con una cuenta compartida del equipo evita que la conexión se rompa cuando cambian las personas.