Personenbezogene Daten: Gespräche eines Kunden herunterladen oder löschen

Wann Sie das nutzen

Ein Kunde kann fragen, was Sie aus seinen Gesprächen mit dem Agenten über ihn gespeichert haben, oder um die Löschung bitten. Das türkische Datenschutzgesetz (KVKK) verlangt eine Antwort innerhalb von höchstens 30 Tagen, die DSGVO der EU innerhalb eines Monats.

Vergewissern Sie sich zuerst, dass die Anfrage wirklich von dieser Person kommt. Sie sollte zum Beispiel von der im Gespräch genutzten E-Mail-Adresse kommen; Gespräche dürfen nicht an die falsche Person gehen.

Die Gespräche der Person finden

1. Öffnen Sie „Gespräche“ im Menü.
2. Wählen Sie im Drei-Punkte-Menü oben rechts „Anfrage zu personenbezogenen Daten“.
3. Geben Sie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Person ein und drücken Sie „Gespräche finden“.

Sind Sie bereits in einem Gespräch, geht es kürzer: Wählen Sie im Drei-Punkte-Menü des Gesprächs „Anfrage zu personenbezogenen Daten“. Das Fenster öffnet sich mit den Angaben dieser Person und findet ihre Gespräche von selbst.

Die E-Mail-Adresse wird unabhängig von Großbuchstaben zugeordnet: im Gespräch, in den Antworten des Agenten und in einer aus dem Gespräch geöffneten Anfrage. Bei Telefonnummern spielen Leerzeichen, Bindestriche, Klammern, die Ländervorwahl und eine führende 0 keine Rolle. Nummern mit weniger als neun Ziffern werden nicht gesucht, weil sie Gespräche der falschen Person finden könnten.

Die Datei an die anfragende Person geben

Drücken Sie „Gespräche herunterladen“. Alle gefundenen Gespräche werden mit Datum als eine Textdatei heruntergeladen. Die Datei schicken Sie der Person selbst; das Dashboard sendet ihr nichts.

Die Daten der Person löschen, die um Löschung bittet

Drücken Sie „Inhalt löschen“ und bestätigen Sie.

• Gelöscht: was beide Seiten geschrieben haben, die Antworten des Agenten, aus den Gesprächen geöffnete Anfragen und hochgeladene Dateien.
• Erhalten: Datum, Schritte und Zähler des Gesprächs. Ihre Analysezahlen ändern sich nicht. Beim Öffnen des Gesprächs steht dort, dass der Inhalt auf Wunsch des Kunden gelöscht wurde.
• Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Hat die Person sowohl die Datei als auch die Löschung verlangt, laden Sie zuerst herunter.

Kopien an anderen Orten

Die Löschung betrifft nur die Gespräche in Agenola. Löschen Sie Folgendes im jeweiligen Dienst selbst:

• an Ihren Helpdesk gesendete Anfragen,
• an Team-Kanäle oder per E-Mail gesendete Benachrichtigungen,
• den Kundendatensatz in Ihrem Shop.

Anfragen von Shopify

Ist Ihr Shop mit Shopify verbunden, werden von Shopify weitergeleitete Anfragen automatisch bearbeitet:

• Hat der Kunde die Löschung verlangt, wird der Inhalt seiner Gespräche gelöscht.
• Hat er seine Daten angefordert, bekommen Inhaber und Administratoren eine E-Mail. Der Knopf darin öffnet die Gespräche der Person.
• Entfernen Sie die App aus Ihrem Shop, wird auch der Inhalt der Agenten-Gespräche dieses Shops gelöscht, und zwar nach der Anfrage, die Shopify 48 Stunden später sendet.

Protokoll

Jeder Download und jede Löschung kommt mit der ausführenden Person ins Protokoll. Die Suche allein wird nicht protokolliert.