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Asana-Integration: Die Anfrage eines Besuchers wird zur Aufgabe in Ihrem Asana-Projekt
Die Asana-Integration von Agenola legt für eine Anfrage oder ein Problem, das ein Besucher meldet, eine Aufgabe in Ihrem Asana-Projekt an, liest den Status der Aufgabe und teilt ihn dem Besucher mit und ergänzt Kommentare und Unteraufgaben. Sie verbinden sie mit einem Klick über Ihr Asana-Konto.
So funktioniert es
Eine Aufgabe entsteht durch einen Asana-Schritt, den Sie dem Flow hinzufügen, oder durch eine Aktion, die Sie im Tab „Integrationen“ des Schritts „KI-Assistent“ aktivieren. Supportanfragen landen nicht von selbst in Asana.
Arbeitsbereich und Projekt werden im Schritt gewählt, nicht auf der Verbindungsseite. Ist Ihr Asana-Konto nur in einem Arbeitsbereich, können Sie den Arbeitsbereich leer lassen; ist es in mehreren, müssen Sie ihn im Schritt wählen.
Die Schritte umfassen das Erstellen, Abrufen, Auflisten, Suchen, Aktualisieren und Löschen von Aufgaben; Unteraufgaben, Kommentare, Tags, die Projekte einer Aufgabe, Projekte und Benutzerdaten.
- Als dringend markierte Aufgaben rücken an den Anfang des Projekts, damit das Team sie zuerst sieht.
- Asana-Schritte laufen im Namen der Person, die verbunden hat: Aufgaben werden in ihrem Namen und nur in Projekten erstellt, auf die sie Zugriff hat.
- Löschschritte laufen erst, wenn das Bestätigungsfeld im Schritt angehakt ist.
- Der Schritt „Aufgaben suchen“ nutzt die erweiterte Suche von Asana und funktioniert nur in kostenpflichtigen Asana-Tarifen.
Was es leistet
Diese Liste stammt aus derselben Quelle wie die Asana-Seite im Dashboard: Was hier nicht steht, machen wir mit Asana nicht. Flow-Schritte finden Sie im Flow-Editor unter Schritt hinzufügen → Integrationen → Asana.
AufgabeAktion · Flow-Schritt6
Aufgabe erstellen
Erstellt eine Aufgabe im gewählten Projekt im Namen der Person, die Asana verbunden hat. Ist sie als dringend markiert, rückt die Aufgabe an den Anfang des Projekts.
Aufgabe löschen
Löscht die Aufgabe. Sie bleibt 30 Tage im Papierkorb der Person, die Asana verbunden hat, und lässt sich von dort wiederherstellen; danach ist sie endgültig weg.
Aufgabe abrufen
Liest Name, Status, zuständige Person, Fälligkeit, Projekte, Tags und Beschreibung der Aufgabe.
Aufgaben auflisten
Gibt die Aufgaben im gewählten Projekt als Liste zurück. Ist „Erledigte einbeziehen“ aus, kommen nur offene Aufgaben.
Aufgaben suchen
Findet Aufgaben im Arbeitsbereich, deren Name oder Beschreibung Ihren Text enthält, zuletzt geänderte zuerst. Funktioniert nur in kostenpflichtigen Asana-Tarifen; eine gerade erstellte Aufgabe kann bis zu einer Minute brauchen, bis die Suche sie findet.
Aufgabe aktualisieren
Ändert Name, Beschreibung, zuständige Person, Fälligkeit oder Status der Aufgabe; leere Felder bleiben unverändert.
UnteraufgabeAktion · Flow-Schritt2
Unteraufgabe erstellen
Erstellt eine Unteraufgabe unter der gewählten Aufgabe im Namen der Person, die Asana verbunden hat.
Unteraufgaben abrufen
Gibt die Unteraufgaben der Aufgabe als Liste zurück.
KommentarAktion · Flow-Schritt2
Kommentar hinzufügen
Schreibt einen Kommentar zur Aufgabe im Namen der Person, die Asana verbunden hat.
Kommentare abrufen
Gibt die Kommentare der Aufgabe als Liste zurück, neueste zuerst. Asanas eigene Einträge (etwa „hat diese Aufgabe verschoben“) sind nicht dabei.
TagAktion · Flow-Schritt2
Tag hinzufügen
Fügt der Aufgabe einen Tag aus dem Arbeitsbereich hinzu.
Tag entfernen
Entfernt einen Tag von der Aufgabe; der Tag bleibt im Arbeitsbereich.
Projekte der AufgabeAktion · Flow-Schritt2
Zu Projekt hinzufügen
Fügt die Aufgabe einem weiteren Projekt hinzu; sie bleibt auch in ihren bisherigen Projekten.
Aus Projekt entfernen
Nimmt die Aufgabe aus dem gewählten Projekt; die Aufgabe wird nicht gelöscht.
ProjektAktion · Flow-Schritt5
Projekt erstellen
Erstellt ein Projekt im Arbeitsbereich im Namen der Person, die Asana verbunden hat. In einem Arbeitsbereich mit Firmendomain muss ein Projekt zu einem Team gehören; wählen Sie das Team.
Projekt löschen
Löscht das Projekt; das lässt sich unter Umständen nicht rückgängig machen.
Projekt abrufen
Liest Name, Beschreibung, Eigentümer, Team und Fälligkeit des Projekts.
Projekte auflisten
Gibt die Projekte des Arbeitsbereichs oder des gewählten Teams als Liste zurück. Archivierte Projekte kommen nur mit „Archivierte einbeziehen“.
Projekt aktualisieren
Ändert Name, Beschreibung, Eigentümer oder Fälligkeit des Projekts oder archiviert es bzw. holt es aus dem Archiv; leere Felder bleiben unverändert.
BenutzerAktion · Flow-Schritt2
Benutzer abrufen
Liest Name und E-Mail eines Asana-Benutzers. Sie können den Benutzer auch per E-Mail-Adresse angeben.
Benutzer auflisten
Gibt die Personen im Arbeitsbereich als Liste zurück.
Beispielgespräche
Besucher: Ich habe auf Ihrer Website ein Firmenangebot angefragt, aber niemand hat sich gemeldet.
Agent: Das tut mir leid. Nennen Sie mir bitte Ihren Firmennamen und eine E-Mail-Adresse, unter der wir Sie erreichen? Ich gebe es sofort an unser Vertriebsteam weiter.
Besucher: Atlas Logistik, einkauf@atlaslogistik.de
Agent: Ich habe Ihre Anfrage an unser Vertriebsteam weitergegeben; es meldet sich per E-Mail bei Ihnen.
Hinter den Kulissen: Der Schritt „Aufgabe erstellen“ legt im Projekt Vertrieb die Aufgabe „Angebotsanfrage: Atlas Logistik“ an; in der Beschreibung stehen Firmenname und E-Mail. Weil im Schritt „Dringend“ angehakt ist, rückt die Aufgabe an den Anfang des Projekts.
Besucher: Noch etwas: Das Angebot soll für eine Flotte von 20 Fahrzeugen sein.
Agent: Ich habe das Ihrer Anfrage hinzugefügt; unser Team sieht es.
Hinter den Kulissen: Der Schritt „Kommentar hinzufügen“ schreibt die Notiz des Besuchers als Kommentar in die gerade erstellte Aufgabe.
Besucher: Ich habe letzte Woche über einkauf@atlaslogistik.de ein Angebot angefragt. Wie ist der Stand?
Agent: Ihre Anfrage ist bei unserem Team im Abschnitt „Angebot in Arbeit“; das Angebot soll bis zum 14. November rausgehen.
Hinter den Kulissen: Der Schritt „Aufgaben suchen“ findet die Aufgabe über die E-Mail-Adresse des Besuchers, der Schritt „Aufgabe abrufen“ liest Abschnitt und Fälligkeit; der Agent sagt es in der Sprache des Besuchers. Die Suche erfordert einen kostenpflichtigen Asana-Tarif.
Einrichtung
- 1Gehen Sie in Agenola zu Integrationen → Asana und klicken Sie auf „Mit Asana verbinden“.
- 2Erteilen Sie auf der Bestätigungsseite von Asana den Zugriff.
- 3Fügen Sie im Flow-Editor unter Schritt hinzufügen → Integrationen → Asana den Schritt „Aufgabe erstellen“ hinzu und wählen Sie im Schritt das Projekt.
Ausführliche Einrichtung: Wie verbinde ich Asana?
Berechtigungen und wohin Ihre Daten gehen
- An Asana gesendet: Name, Beschreibung, zuständige Person, Fälligkeit und Tag der Aufgabe; Kommentare, Unteraufgaben und Projekte; die Felder, die Sie im Schritt festlegen.
- Aus Asana gelesen: nur wenn ein Schritt danach fragt, Daten zu Aufgaben, Kommentaren, Projekten und Benutzern; für die Auswahllisten die Arbeitsbereiche, Teams, Projekte, Personen und Tags des verbundenen Kontos.
- Angefragte Berechtigungen: Arbeitsbereiche, Teams, Benutzer und Tags lesen; Projekte und Aufgaben lesen, schreiben und löschen; Kommentare lesen und schreiben. Vollzugriff auf Ihr Asana-Konto wird nicht angefragt.
- Verbindungsdaten werden verschlüsselt auf dem Server gespeichert. Nur Eigentümer und Admins Ihres Agenola-Arbeitsbereichs können die Verbindung herstellen oder entfernen; beim Entfernen wird auch der Zugriff von Agenola in Asana entfernt.
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Häufig gestellte Fragen
Wie erkenne ich Aufgaben, die aus dem Chat kommen?
Leiten Sie die Asana-Schritte in ein eigenes Projekt (etwa „Eingehende Anfragen“) oder wählen Sie im Schritt einen Tag; die Aufgaben werden mit diesem Tag erstellt.
Wir sind in mehreren Asana-Arbeitsbereichen. Was tun?
Wählen Sie den Arbeitsbereich im Schritt; Projekt-, Personen- und Tag-Listen kommen aus diesem Arbeitsbereich. Bei nur einem Arbeitsbereich können Sie das Feld leer lassen.
In wessen Namen werden Aufgaben erstellt?
Im Namen der Person, die verbunden hat, und nur in Projekten, auf die sie Zugriff hat. Ein gemeinsames Teamkonto hält die Verbindung stabil, wenn Personen wechseln.