Kişisel veri talepleri: bir müşterinin konuşmalarını indirme ve silme

Ne zaman kullanılır?

Bir müşteriniz asistanla yaptığı konuşmalarda kendisi hakkında ne tuttuğunuzu sorabilir ya da bunların silinmesini isteyebilir. KVKK bu başvuruların en geç 30 gün içinde, AB'nin veri koruma tüzüğü GDPR ise bir ay içinde yanıtlanmasını istiyor.

Önce talebi yapanın gerçekten o kişi olduğundan emin olun. Örneğin talep, konuşmada geçen e-posta adresinden gelsin; konuşmalar yanlış kişiye verilmemeli.

Kişinin konuşmalarını bulma

1. Menüden “Konuşmalar”ı açın.
2. Sağ üstteki üç nokta menüsünden “Kişisel veri talebi”ni seçin.
3. Kişinin e-postasını ya da telefonunu yazın ve “Konuşmaları bul”a basın.

Bir konuşmanın içindeyseniz daha kısa bir yol var: konuşmanın üç nokta menüsünden “Kişisel veri talebi”ni seçin. Pencere o kişinin bilgisiyle açılır ve konuşmalarını kendisi bulur.

E-posta büyük-küçük harf fark etmeden aranır: konuşmanın içinde, asistandaki cevaplarda ve konuşmadan açılan talepte. Telefonda boşluk, tire, parantez, ülke kodu ve baştaki 0 fark etmez. Dokuz rakamdan kısa numarayla arama yapılmaz, çünkü yanlış kişinin konuşmalarını getirebilir.

Verisini isteyen kişiye dosya verme

“Konuşmaları indir”e basın. Bulunan bütün konuşmalar tarihleriyle birlikte tek bir metin dosyası olarak iner. Dosyayı kişiye siz gönderirsiniz; panel kişiye kendiliğinden bir şey göndermez.

Silinmesini isteyen kişinin verisini silme

“İçeriği sil”e basın ve onaylayın.

• Silinenler: iki tarafın yazdıkları, asistandaki cevaplar, konuşmadan açılan talepler ve yüklenen dosyalar.
• Kalanlar: konuşmanın tarihi, adımları ve sayıları. Analitikteki sayılarınız değişmez. Konuşmayı açınca içeriğin müşterinin isteğiyle silindiği yazar.
• Silme geri alınamaz. Kişi hem dosyayı hem silmeyi istediyse önce indirin.

Başka yerlerdeki kopyalar

Silme yalnız Agenola'daki konuşmaları kapsar. Şunları o hizmetin kendisinden silin:

• yardım masanıza gönderilmiş talepler,
• ekip kanallarına ya da e-postaya giden bildirimler,
• mağazanızdaki müşteri kaydı.

Shopify'dan gelen talepler

Mağazanız Shopify'a bağlıysa Shopify'ın ilettiği talepler kendiliğinden işlenir:

• Müşteri silinmesini istediyse konuşmalarının içeriği silinir.
• Verisini istediyse sahip ve yöneticilere bir e-posta gelir. E-postadaki düğme kişinin konuşmalarını açar.
• Uygulamayı mağazanızdan kaldırırsanız, Shopify'ın 48 saat sonra gönderdiği istekle o mağazanın asistan konuşmalarının içeriği de silinir.

Kayıt

Her indirme ve silme, kimin yaptığıyla birlikte denetim kaydına geçer. Yalnız arama yapmak kayda geçmez.