كيف أُعدّ خطوة «رفع ملف»؟

ما فائدتها؟

تطلب خطوة «رفع ملف» من الزائر ملفًا أو أكثر: فاتورة، أو عقدًا، أو صورة بطاقة هوية أو منتج، أو سيرة ذاتية وغيرها. يسحب الزائر الملف ويفلته أو يختاره، ويمكنه على الهاتف استخدام الكاميرا أيضًا إن أتاحها منتقي الملفات في الهاتف. وإن شئت تُقرأ المعلومات التي في الملف (اسم، تاريخ، مبلغ، رقم…) وتُحفظ في متغيرات لتستخدمها في الخطوات التالية.

توجد الخطوة في فئة «جمع المعلومات» من لوحة الخطوات.

إعداد الخطوة

1. أضف خطوة «رفع ملف» إلى اللوحة، واكتب في «النص المعروض على الشاشة» ما الذي ينبغي أن يرفعه الزائر.
2. اختر من «الملفات المقبولة» نوعًا أو أكثر: PDF، صورة، Word، Excel، PowerPoint، نص. يكون PDF والصورة محدَّدين افتراضيًا، ويجب أن يبقى نوع واحد على الأقل محدَّدًا. لا يستطيع الزائر رفع إلا الأنواع التي تختارها، والنظام يعرف بنفسه إلى أي نوع ينتمي كل ملف.
3. أدخل «الحد الأقصى لحجم الملف (ميغابايت)» (حتى 20 ميغابايت، والافتراضي 10) و«الحد الأقصى لعدد الملفات التي يمكن رفعها» (حتى 10، والافتراضي 1).

لا تُقبل صور HEIC ولا ملفات Office التي تحتوي على وحدات ماكرو.

تُحفظ أسماء الملفات المرفوعة في متغيّر الخطوة (مثل {file1})، ويمكنك استخدامه في نصوص الخطوات التالية عبر «إدراج متغير».

تُحفظ الملفات المرفوعة 90 يومًا، ويمكنك خلالها تنزيلها من تفاصيل المحادثة، ثم تُحذف تلقائيًا. أما الملفات المرفوعة التي لا ترتبط بأي سجل فتُحذف بعد يوم واحد.

قراءة المعلومات داخل الملف

فعّل «اقرأ المعلومات داخل الملف» فتُقرأ المعلومات التي تختارها من الملف وتُحفظ في المتغيرات. تُقرأ ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا والصور أيضًا. وعند تفعيل القراءة لا تُقبل ملفات Word (‎.doc) وExcel (‎.xls) وPowerPoint (‎.ppt) القديمة، ويُطلب من الزائر حفظ الملف بالتنسيق الأحدث. وعند تفعيل القراءة لا يُعرض نوع الحقل «رقم البطاقة». تستهلك القراءة رصيدًا.

1. في تبويب «الحقول» من لوحة الخطوة أضف كل معلومة تريد قراءتها عبر «إضافة حقل». «اسم الحقل» هو اسم المعلومة (مثل: تاريخ الفاتورة)؛ اختر «نوع الحقل» (مثل «سؤال / نص» أو «تاريخ» أو «مبلغ» أو «رقم» أو «اختيار واحد»)، وحدّد «إلزامي» إن كان لا بد من وجود المعلومة. «اسم المتغير» هو المتغير الذي تُحفظ فيه المعلومة، وتستخدمه في الخطوات التالية بصيغة مثل {invoice_date}. وإذا كتبت في مربع «الوصف» للحقل أين تظهر المعلومة في الملف وكيف تُكتب، يسهل العثور عليها؛ وعند عرض المعلومات المقروءة على الزائر يظهر الوصف أسفل الحقل أيضًا.
2. «ما المستند الذي يجب رفعه؟»: صف ما يجب رفعه، مثل «الوجه الأمامي لبطاقة الهوية». إن لم يطابقه الملف تكون النتيجة «مستند مختلف». اتركه فارغًا لتخطي هذا التحقق.
3. «اعرض المعلومات المقروءة على الزائر»: عند تفعيله يرى الزائر المعلومات المقروءة ويصحّحها إن لزم ثم يؤكدها. وإن كان مغلقًا تُحفظ في المتغيرات مباشرة؛ وتُعدّ المعلومة التي لا تطابق «قاعدة التحقق» للحقل (مثل رقم هوية من 10 أرقام) غير موجودة، وإذا لم يُعثر على معلومة إلزامية تكون النتيجة «معلومات ناقصة».

عند تفعيل القراءة أضف معلومة واحدة على الأقل أو املأ «ما المستند الذي يجب رفعه؟»؛ وإن كان كلاهما فارغًا ينبّهك المحرر.

إذا جاءت خطوة «الملخص والتأكيد» لاحقًا في الوكيل تظهر المعلومات المقروءة فيها أيضًا ويستطيع الزائر تصحيحها. راجع خطوة الملخص والتأكيد.

المخارج وفشل القراءة

عند إيقاف القراءة يكون للخطوة مخرج واحد: بعد إرسال الملفات ينتقل المسار إلى الخطوة التالية.

عند تفعيل القراءة يكون للخطوة على اللوحة مخرج نجاح وأربعة مخارج فشل، ويمكن ربط كل منها بخطوة مختلفة:

• «نجاح»: قُرئ الملف وحُفظت المعلومات. إذا لم يكن موصولًا ينتهي المسار هنا.
• «تعذّرت القراءة»: لم يمكن قراءة أي شيء من الملف (مثل صورة غير واضحة أو صفحة فارغة).
• «معلومات ناقصة»: لم يُعثر في الملف على معلومة إلزامية.
• «مستند مختلف»: الملف لا يطابق ما كتبته في «ما المستند الذي يجب رفعه؟».
• «لم تتم القراءة»: تعذّر إجراء القراءة في تلك اللحظة؛ وقد تنجح المحاولة بعد قليل.

إذا كان مخرج الفشل موصولًا ينتقل المسار إلى تلك الخطوة ويُقال السبب قبل نصها. وإن أردت أن يظهر السبب في موضع معيّن داخل النص فاكتب {fileError} هناك. وإذا لم يكن موصولًا يبقى الزائر في الخطوة ويرى السبب ويرفع ملفًا جديدًا.

جمل السبب جاهزة وتُقال بلغة الزائر؛ وفي «معلومات ناقصة» تُذكر المعلومات التي لم يُعثر عليها واحدةً واحدة. إن أردت إضافة شيء إلى السبب فاربط مخرج الخطأ بخطوة «رسالة» واكتب جملتك فيها، مثل: «التقط الصورة في مكان جيد الإضاءة بحيث تظهر البطاقة كاملة».

أين أرى النتائج؟

افتح محادثة من قائمة «المحادثات» في تبويب «التحليلات». توجد الملفات في قسم «الملفات المرفوعة» ضمن تبويب «البيانات» على اليسار مع زر لتنزيل كل منها. وتظهر المعلومات المقروءة من الملفات ضمن إجابات المحادثة.

يُحفظ الملف المرفوع حتى إذا ذهبت المحادثة إلى مخرج فشل، فترى بنفسك الصورة التي تعذّرت قراءتها.

نصيحة: جرّب الإعداد أولًا في «معاينة» بملف من عندك.